Transferencia de Inventario
Índice
- Transferencia de Inventario
- Índice
- Video tutorial
- Introducción
- Cómo llegar
- Tipos de Transferencia
- Configurar Almacenes Relacionados
- Crear una Transferencia
- Estados de la Transferencia
- Cómo cambiar el estado de una transferencia
- Documentos generados
- Restricciones con impresora fiscal
- Visualización en la tabla
- Preguntas frecuentes
Video tutorial
Introducción
La sección de Transferencia de Inventario permite gestionar el movimiento de productos entre tiendas. Cachicamo soporta dos tipos de transferencias según la relación entre las tiendas involucradas, cada una con un flujo diferente adaptado a su complejidad.
Cómo llegar
Logística -> Guías de Despacho.
Tipos de Transferencia
Transferencia Interna
Es una transferencia entre tiendas que tienen una relación de almacén/bodega configurada. Este tipo de transferencia está diseñada para mover mercancía dentro del mismo negocio, por ejemplo, de una tienda principal a su depósito o bodega.
Características:
- No requiere datos de transporte (chofer, vehículo, transportista).
- No genera guía de despacho ni número de referencia.
- No se envía a imprentas digitales fiscales (Unidigital, The Factory).
- Al crearse, pasa automáticamente al estado En Tránsito, actualizando el inventario de inmediato.
- Genera un documento simplificado de traslado interno.
Guía de Despacho entre tiendas
Es una transferencia entre tiendas que no tienen relación de almacén. Se utiliza para envíos formales de mercancía entre tiendas propias que requieren documentación fiscal (guía de despacho).
Características:
- Requiere datos completos de transporte: chofer, vehículo y transportista (obligatorio para Venezuela).
- Genera un número de referencia automático basado en la secuencia configurada.
- Se envía a imprentas digitales fiscales si están configurados (Unidigital o The Factory Digital HKA).
- Se crea en estado Creado y debe ser cambiada manualmente a los siguientes estados.
- Genera una guía de despacho completa con toda la información fiscal.
Configurar Almacenes Relacionados
Para habilitar las transferencias internas, primero debe configurar qué tiendas son almacenes o bodegas de la tienda actual.
- Vaya a Configuración de la Tienda (menú lateral → Configuración).
- En la sección "Almacenes/Bodegas Relacionadas", verá un selector múltiple con todas sus tiendas disponibles.
- Seleccione las tiendas que funcionan como almacenes o bodegas de la tienda actual.
- Haga clic en "Guardar Cambios".
Nota: La relación es bidireccional. Si la Tienda A tiene a la Tienda B como almacén, o viceversa, las transferencias entre ambas se considerarán internas.
Crear una Transferencia
Cualquiera de los dos tipos de transferencia admite hasta 500 renglones de productos, tanto al crearla como al agregarle productos después. Si necesita mover más artículos que eso, reparta el movimiento en varias transferencias.
Transferencia Interna (entre almacenes)
Para crear una transferencia interna entre tiendas con relación de almacén:
- Vaya a Logística → Guías de Despacho.
- Haga clic en el botón "Agregar Transferencia".
- Complete los campos:
- Descripción: Motivo de la transferencia (ej: "Reposición de stock").
- Tienda de Origen: Seleccione la tienda desde donde sale la mercancía.
- Productos: Agregue los productos y las cantidades a transferir.
- Tienda Destino: Seleccione la tienda destino.
- Como ambas tiendas están relacionadas como almacenes, el formulario no mostrará campos de transporte.
- Haga clic en "Enviar".
Resultado: La transferencia se crea y pasa automáticamente al estado En Tránsito. El inventario de la tienda origen se reduce y el inventario aparecerá como "en tránsito" en la tienda destino.
Guía de Despacho entre tiendas
Para crear una transferencia con guía de despacho entre tiendas sin relación de almacén:
- Vaya a Logística → Guías de Despacho.
- Haga clic en el botón "Agregar Transferencia".
- Complete los campos básicos:
- Descripción: Motivo de la transferencia.
- Tienda de Origen: Seleccione la tienda de origen.
- Productos: Agregue productos y cantidades.
- Tienda Destino: Seleccione la tienda destino.
- Se mostrarán campos adicionales obligatorios:
- Dirección de Origen y Dirección de Destino.
- Descripción del Producto y Peso/Volumen Total.
- Datos del Transportista: Razón social, RIF, dirección fiscal, contacto.
- Datos del Chofer: Nombre completo, tipo y número de cédula, tipo de licencia, contacto, email.
- Datos del Vehículo: Tipo, placa, color, número de transporte.
- Haga clic en "Enviar".
Resultado: La transferencia se crea en estado Creado. Se generará automáticamente un número de referencia (guía de despacho). Si tiene imprentas digitales configurados (Unidigital o The Factory), el documento se enviará automáticamente a dichos servicios.
Estados de la Transferencia
Cada transferencia pasa por diferentes estados que reflejan su progreso. Los cambios de estado actualizan automáticamente las cantidades de inventario en las tiendas involucradas.
Diagrama de flujo de estados
┌───────────┐
│ CREADO │
└─────┬─────┘
│
┌────────────────┼────────────────┬─────────────┐
│ │ │ │
▼ ▼ ▼ ▼
┌───────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐
│EN TRÁNSITO│ │ RECIBIDO │ │ ACEPTADO │ │ CANCELADO │
└─────┬─────┘ └─────┬─────┘ └───────────┘ └───────────┘
│ │ (final) (final)
└───────┬───────┘
│
┌────────────┼────────────┐
│ │ │
▼ ▼ ▼
┌───────────┐ ┌─────────────┐ ┌───────────┐
│ ACEPTADO │ │EN TRÁNSITO │ │ DEVUELTO │
└───────────┘ │ (DEVUELTO) │ └───────────┘
(final) └──────┬──────┘ (final)
│
▼
┌───────────┐
│ DEVUELTO │
└───────────┘
(final)
Descripción detallada de cada estado
| Estado | Descripción | ¿Es estado final? |
|---|---|---|
| Creado | La transferencia fue registrada pero la mercancía aún no ha salido de la tienda origen. El inventario no se ha movido todavía. Este es el único estado donde se pueden modificar o eliminar productos de la transferencia. | No |
| En Tránsito | La mercancía salió de la tienda origen y está en camino hacia la tienda destino. El inventario se descontó del origen y aparece como "en tránsito" en el destino (visible pero no disponible para venta). | No |
| Recibido | La mercancía llegó físicamente a la tienda destino pero aún no ha sido verificada ni aceptada formalmente. El inventario sigue como "en tránsito" en el destino. | No |
| Aceptado | La mercancía fue verificada y aceptada en la tienda destino. El inventario se convierte en stock disponible para venta en la tienda destino. | Sí |
| En Tránsito (Devuelto) | La mercancía está siendo devuelta a la tienda origen (por problemas, rechazo, etc.). El inventario en tránsito del destino se elimina pero aún no se restaura en el origen. | No |
| Devuelto | La mercancía fue devuelta completamente y recibida en la tienda origen. El inventario se restaura en la tienda origen como stock disponible. | Sí |
| Cancelado | La transferencia fue cancelada antes de que la mercancía saliera (solo es posible desde el estado "Creado"). No se realiza ningún movimiento de inventario. | Sí |
Qué ocurre con el inventario en cada cambio de estado
A continuación se detalla exactamente qué sucede con las cantidades de inventario en cada transición de estado. El sistema maneja tres tipos de cantidades:
- Disponible para venta (
quantity_billable): Stock que puede ser facturado/vendido. - En tránsito (
quantity_transit): Stock en camino, visible pero no vendible. - Disponible total (
quantity_available): Suma de lo facturable y en tránsito.
Desde "Creado" hacia otros estados
| Transición | Tienda Origen | Tienda Destino |
|---|---|---|
| Creado → En Tránsito | Se resta del stock disponible para venta | Se suma como inventario en tránsito (visible, no vendible) |
| Creado → Recibido | Se resta del stock disponible para venta | Se suma como inventario en tránsito (visible, no vendible) |
| Creado → Aceptado | Se resta del stock disponible para venta | Se suma directamente al stock disponible para venta |
| Creado → Cancelado | Sin cambios | Sin cambios |
Desde "En Tránsito" o "Recibido" hacia otros estados
| Transición | Tienda Origen | Tienda Destino |
|---|---|---|
| En Tránsito/Recibido → Aceptado | Sin cambios | El inventario en tránsito se convierte en stock disponible para venta |
| En Tránsito/Recibido → En Tránsito (Devuelto) | Sin cambios | Se elimina el inventario en tránsito |
| En Tránsito/Recibido → Devuelto | Se restaura el stock disponible para venta | Se elimina el inventario en tránsito |
Desde "En Tránsito (Devuelto)"
| Transición | Tienda Origen | Tienda Destino |
|---|---|---|
| En Tránsito (Devuelto) → Devuelto | Se restaura el stock disponible para venta | Sin cambios (ya se eliminó al entrar en "En Tránsito Devuelto") |
Cómo cambiar el estado de una transferencia
Existen dos formas de cambiar el estado:
Desde el chip de estado en la tabla
- En la tabla de transferencias, haga clic directamente sobre el chip de color que muestra el estado actual.
- Se abrirá un diálogo con las opciones disponibles según el estado actual.
- Seleccione el nuevo estado.
- Escriba una razón para el cambio (obligatorio, máximo 255 caracteres).
- Haga clic en "Cambiar Estado".
Desde el menú de acciones
- Haga clic en el botón de tres puntos (⋮) en la fila de la transferencia.
- Seleccione "Cambiar Estado".
- Siga los mismos pasos del punto anterior.
Nota: Los estados finales (Aceptado, Devuelto, Cancelado) aparecen con el chip deshabilitado y no permiten cambios.
Transiciones permitidas según el estado actual
| Estado actual | Puede cambiar a |
|---|---|
| Creado | En Tránsito, Recibido, Aceptado, Cancelado |
| En Tránsito | Recibido, Aceptado, En Tránsito (Devuelto) |
| Recibido | Aceptado, En Tránsito (Devuelto) |
| En Tránsito (Devuelto) | Devuelto |
| Aceptado | No se puede cambiar |
| Devuelto | No se puede cambiar |
| Cancelado | No se puede cambiar |
Permisos necesarios
El sistema valida que el empleado tenga permisos en la tienda correspondiente:
| Cambio de estado | Permisos necesarios en |
|---|---|
| Cambiar a En Tránsito | Tienda de origen |
| Cambiar a Cancelado | Tienda de origen |
| Cambiar a Recibido | Tienda de destino |
| Cambiar a Aceptado | Tienda de destino |
| Cambiar a En Tránsito (Devuelto) | Tienda de destino |
| Cambiar a Devuelto | Tienda de origen |
El propietario de la cuenta siempre tiene permisos en todas las tiendas.
Documentos generados
Transferencia Interna
Se genera un documento simplificado de Traslado Interno de Mercancía con la siguiente información:
- Nombre de la tienda origen y destino.
- Fecha del documento.
- Lista de productos con cantidades.
- Espacios para firmas de despacho y recepción.
- Número de documento: primeros 8 caracteres del identificador único (UUID) de la transferencia.
Nombre del archivo: Traslado interno - XXXXXXXX (donde XXXXXXXX son los primeros 8 caracteres del UUID).
Guía de Despacho entre tiendas
La descarga o visualización de la guía de despacho depende de su configuración:
- imprentas digitales (Unidigital o The Factory Digital HKA): al hacer clic en descargar se abrirá directamente el documento en el portal del servicio digital.
- Forma libre: se genera y descarga una Guía de Despacho con la plantilla configurada.
- Impresora fiscal (máquina física, no digital): la opción de descargar o generar guía de despacho entre tiendas no está disponible, ya que con máquinas fiscales solo se permiten transferencias internas.
Si tiene forma libre o tiene imprentas digitales, se genera una Guía de Despacho completa con:
- Datos fiscales del negocio (RIF, razón social).
- Direcciones de origen y destino.
- Datos del transportista.
- Datos del chofer y vehículo.
- Lista de productos con cantidades y precios.
- Número de referencia y número de control (si aplica).
- Descripción del producto y peso/volumen.
Nombre del archivo: Guía de despacho - REFERENCIA.
El sistema intenta generar el documento en formato PDF. Si la conversión falla, se descarga en formato DOCX.
Restricciones con impresora fiscal
Si su negocio tiene una impresora fiscal:
- No se permiten guías de despacho entre tiendas. Solo puede realizar transferencias internas entre tiendas relacionadas como almacenes.
- Al intentar crear una guía de despacho entre tiendas, verá un mensaje de advertencia y el botón de enviar se deshabilitará.
- Las transferencias con imprentas digitales sí están permitidas.
Visualización en la tabla
La tabla de transferencias muestra la siguiente información:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Acciones | Menú con opciones: ver detalle, cambiar estado, descargar documento |
| Referencia | Número de la guía de despacho. Para transferencias internas muestra los primeros 8 caracteres del UUID |
| Descripción | Motivo de la transferencia |
| Estado | Chip de color con el estado actual. Clickeable para cambiar el estado |
| Tienda Origen | Nombre de la tienda de donde sale la mercancía |
| Tienda Destino | Nombre de la tienda a donde llega la mercancía |
| Fecha | Fecha de creación de la transferencia |
Colores de los chips de estado
| Estado | Color |
|---|---|
| Creado | Azul |
| En Tránsito | Amarillo/Naranja |
| Recibido | Morado/Primario |
| Aceptado | Verde |
| En Tránsito (Devuelto) | Amarillo/Naranja |
| Devuelto | Rojo |
| Cancelado | Rojo |
Preguntas frecuentes
¿Puedo saltar estados? Sí, desde el estado "Creado" puede ir directamente a "Aceptado" (sin pasar por "En Tránsito" ni "Recibido"). Esto es útil para transferencias locales donde la entrega es inmediata. Sin embargo, desde "En Tránsito" no puede ir directamente a "Devuelto" sin pasar primero por "En Tránsito (Devuelto)".
¿Puedo cancelar una transferencia que ya está en tránsito? No. Solo puede cancelar transferencias que estén en estado "Creado". Una vez que la mercancía salió (En Tránsito), debe devolver la mercancía utilizando el flujo de devolución.
¿Puedo modificar los productos después de crear la transferencia? Solo puede eliminar productos cuando la transferencia está en estado "Creado". Una vez que cambia a cualquier otro estado, los productos no se pueden modificar.
¿Qué diferencia hay entre "Recibido" y "Aceptado"? "Recibido" indica que la mercancía llegó físicamente pero aún no ha sido contada ni verificada. El inventario permanece como "en tránsito" (no disponible para venta). "Aceptado" indica que la mercancía fue verificada y aprobada, convirtiéndose en stock disponible para venta.
¿Qué pasa con el inventario si devuelvo una transferencia? Cuando una transferencia pasa al estado "Devuelto", el inventario se restaura completamente en la tienda de origen. Si la mercancía ya estaba "en tránsito" en la tienda destino, se elimina de allí.
¿Por qué mi transferencia interna comienza directamente en "En Tránsito"? Las transferencias entre tiendas relacionadas (almacenes/bodegas) se crean automáticamente en estado "En Tránsito" porque no requieren preparación ni documentación adicional. Esto agiliza el flujo para movimientos internos frecuentes.
¿Qué es el número de control? El n úmero de control es un número asignado automáticamente por las imprentas digitales fiscales (Unidigital o The Factory HKA) o es el reflejado en la forma libre que sera el asignado por la imprenta autorizada por el ente rector.