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Guía de Uso: Módulo de Vendedores

Esta guía te ayudará a gestionar completamente el módulo de vendedores en el sistema de facturación. Aprenderás a crear vendedores, asignar comisiones, gestionar pagos y exportar reportes.

Índice​

1. Acceder al Módulo de Vendedores​

  1. Desde el menú principal de la aplicación, busca y haz clic en "Vendedores".

  2. Se abrirá la página principal donde verás una tabla con todos tus vendedores registrados.

2. Ver la Lista de Vendedores​

En la página principal de "Vendedores" verás una tabla con las siguientes columnas:

  • Nombre del vendedor: Nombre completo del vendedor

  • Email del vendedor: Correo electrónico de contacto

  • Teléfono del vendedor: Número de teléfono

  • Porcentaje de comisión por defecto: Comisión que recibirá por cada venta

  • Estado: Si el vendedor está Activo o Inactivo

  • Creado en: Fecha en que se registró el vendedor

Filtrar Vendedores por Estado​

En la parte superior de la tabla encontrarás un filtro llamado "Filtrar por estado":

  • Selecciona "Activo" para ver solo vendedores activos

  • Selecciona "Inactivo" para ver solo vendedores inactivos

  • Deja sin seleccionar para ver todos los vendedores

3. Crear un Nuevo Vendedor​

Paso 1: Abrir el Formulario​

  1. En la página de "Vendedores", justo debajo del título, encontrarás un área con el filtro "Filtrar por estado".

  2. En esa misma línea, a la derecha del filtro, verás el botón "Agregar vendedor".

  3. Haz clic en el botón "Agregar vendedor".

Paso 2: Completar los Datos​

Se abrirá un formulario donde deberás completar:

Campos Obligatorios:

  • Nombre del vendedor: Ingresa el nombre completo del vendedor

  • Porcentaje de comisión por defecto: Ingresa un número entre 0 y 100 (por ejemplo, 5 para 5% de comisión)

Campos Opcionales:

  • Email del vendedor: Correo electrónico del vendedor

  • Teléfono del vendedor: Número de teléfono de contacto

Estado:

  • Activa o desactiva el switch para marcar si el vendedor está Activo o Inactivo

Paso 3: Guardar​

  1. Revisa que todos los datos estén correctos

  2. Haz clic en el botón "Enviar" para guardar

  3. Si prefieres cancelar, haz clic en "Cancelar"

Nota importante: El sistema te mostrará un mensaje de error si la comisión no está entre 0 y 100. Asegúrate de ingresar un valor válido.

4. Ver Detalles de un Vendedor​

  1. En la tabla de vendedores, localiza el vendedor que deseas ver

  2. Haz clic en el botón de tres puntos (⋮) en la fila del vendedor

  3. Selecciona "Ver" o "Detalles"

  4. Se abrirá una ventana mostrando toda la información del vendedor:

    • Nombre completo

    • Email

    • Teléfono

    • Porcentaje de comisión

    • Estado (Activo/Inactivo)

    • Fechas de creación y última actualización

5. Editar un Vendedor​

  1. En la tabla de vendedores, localiza el vendedor que deseas editar

  2. Haz clic en el botón de tres puntos (⋮) en la fila del vendedor

  3. Selecciona "Editar vendedor"

  4. Se abrirá el mismo formulario que usaste para crear, pero con los datos actuales

  5. Modifica los campos que necesites cambiar

  6. Haz clic en "Enviar" para guardar los cambios o "Cancelar" para descartarlos

6. Eliminar un Vendedor​

  1. En la tabla de vendedores, localiza el vendedor que deseas eliminar

  2. Haz clic en el botón de tres puntos (⋮) en la fila del vendedor

  3. Selecciona "Eliminar vendedor"

  4. El sistema te preguntará: "¿Estás seguro de que quieres eliminar este vendedor?"

  5. Confirma la eliminación

Importante: Esta acción no se puede deshacer. Asegúrate de que realmente deseas eliminar el vendedor.

7. Asignar Vendedor a Clientes o Documentos​

Asignar Vendedor por Defecto a un Cliente​

  1. Al crear o editar un cliente, encontrarás el campo "Seleccionar vendedor por defecto"

  2. Selecciona el vendedor de la lista desplegable

  3. Este vendedor se asignará automáticamente a las facturas y cotizaciones de ese cliente

Asignar Vendedor en Facturas y Cotizaciones​

  1. Al crear una nueva factura o cotización, busca el campo "Selecciona un Vendedor (opcional)"

  2. Selecciona el vendedor de la lista

  3. El sistema calculará automáticamente su comisión cuando se emita el documento

8. Gestionar Comisiones de Vendedores​

Acceder a la Página de Comisiones​

  1. Desde el menú principal, busca y haz clic en "Comisiones de vendedores" o "Comisiones"

  2. Verás una tabla con todas las comisiones generadas

Entender la Tabla de Comisiones​

La tabla muestra las siguientes columnas:

  • Vendedor: Nombre del vendedor

  • Tipo de Documento: Si es una Factura, Nota de Crédito, etc.

  • Monto base: Monto sobre el cual se calculó la comisión

  • Monto de comisión: Cantidad de dinero que corresponde al vendedor

  • Porcentaje de comisión: Porcentaje aplicado

  • Estado de Pago: Si está Pagado o No Pagado

  • CxC del Cliente: Monto pendiente por cobrar del cliente

  • Fecha: Fecha en que se generó la comisión

Filtrar Comisiones​

En la parte superior encontrarás varios filtros:

  1. Filtrar por vendedor: Selecciona un vendedor específico para ver solo sus comisiones

  2. Filtrar por estado de pago:

    • Selecciona "Pagado" para ver comisiones ya pagadas

    • Selecciona "No Pagado" o "Pago Pendiente" para ver comisiones pendientes

  3. Fecha desde: Selecciona la fecha inicial del rango

  4. Fecha hasta: Selecciona la fecha final del rango

  5. Buscar por: Puedes buscar por referencia o notas

Consejo: Usa los filtros de fecha para ver comisiones de un período específico.

9. Marcar Comisiones como Pagadas​

Paso 1: Seleccionar Comisiones​

  1. En la tabla de comisiones, marca con un check (✓) las comisiones que deseas marcar como pagadas

  2. Importante: Solo puedes seleccionar comisiones que estén en estado "No Pagado"

  3. Puedes seleccionar todas las comisiones de la página usando el checkbox del encabezado

Restricción importante: Solo puedes marcar como pagadas las comisiones que pertenezcan al mismo vendedor. Si seleccionas comisiones de diferentes vendedores, el sistema te mostrará un mensaje de error: "Todas las comisiones seleccionadas deben ser del mismo vendedor".

Paso 2: Abrir el Diálogo de Pago​

  1. Una vez seleccionadas las comisiones del mismo vendedor, haz clic en el botón "Marcar como Pagado"

  2. Se abrirá una ventana de confirmación

Paso 3: Completar la Información de Pago​

En la ventana verás:

  • Total Pendiente por Pagar: Monto total de las comisiones seleccionadas

  • Referencia de Pago (opcional): Número de referencia del pago realizado (ej: número de transferencia, cheque, etc.)

  • Notas (opcional): Observaciones adicionales sobre el pago (máximo 1000 caracteres)

Paso 4: Confirmar el Pago​

  1. Completa los campos opcionales si lo deseas

  2. Revisa el Total Pendiente por Pagar

  3. Haz clic en "Confirmar" para marcar las comisiones como pagadas

  4. El sistema actualizará automáticamente el estado de las comisiones a "Pagado"

10. Desmarcar Comisiones como Pagadas​

Si marcaste una comisión como pagada por error, puedes revertirla:

  1. En la tabla de comisiones, localiza la comisión que deseas desmarcar

  2. Haz clic en el botón de tres puntos (⋮) en la fila de la comisión

  3. Selecciona "Marcar como No Pagado"

  4. La comisión volverá a aparecer como pendiente de pago

11. Ver Detalles de una Comisión​

  1. En la tabla de comisiones, localiza la comisión que deseas ver

  2. Haz clic en el botón de tres puntos (⋮) en la fila de la comisión

  3. Selecciona "Ver" o "Detalles de la Comisión"

  4. Se abrirá una ventana con información detallada:

    • Vendedor

    • Tipo de documento

    • Monto base

    • Monto de comisión

    • Porcentaje aplicado

    • Estado de pago

    • Referencia de pago (si fue pagada)

    • Fecha de pago (si fue pagada)

    • Notas adicionales

Ver el Documento Original​

Desde los detalles de la comisión, puedes hacer clic en un botón para ver la factura o documento original que generó esa comisión.

12. Exportar Reporte de Comisiones​

Paso 1: Aplicar Filtros​

Antes de exportar, asegúrate de aplicar los filtros deseados:

  1. Filtrar por vendedor (opcional): Selecciona un vendedor específico

  2. Fecha desde y Fecha hasta: Selecciona el rango de fechas

Importante:

  • Si no seleccionas fechas, el sistema usará automáticamente los últimos 31 días

  • El rango de fechas no puede exceder 31 días

  • La fecha "desde" debe ser anterior a la fecha "hasta"

Paso 2: Exportar​

  1. Una vez aplicados los filtros, haz clic en el botón "Exportar" (o "Exportar como EXCEL")

  2. El sistema generará un archivo Excel con el nombre: "Comisiones de vendedores - [fecha desde] - [fecha hasta]"

  3. El archivo se descargará automáticamente a tu computadora

Contenido del Reporte Exportado​

El archivo Excel incluirá:

  • Información de cada comisión

  • Vendedor

  • Tipo de documento

  • Monto base

  • Monto de comisión

  • Estado de pago

  • Fechas

  • Y otros datos relevantes

13. Configurar Límites de Comisión por Producto​

Puedes establecer límites específicos de comisión para cada producto. Esto te permite controlar el rango de comisión que pueden recibir los vendedores al vender productos específicos.

Requisito Previo​

Importante: Esta sección solo aparece si tienes al menos un vendedor registrado en el sistema. Si no ves la sección "Límites de Comisión", primero debes crear al menos un vendedor (ver sección 3).

Ubicación de la Sección​

  1. Al crear o editar un producto, desplázate hacia abajo en el formulario

  2. Después del campo "Activo" (el switch que activa o desactiva el producto), verás un divisor

  3. Justo después del divisor, encontrarás una tarjeta con el título "Límites de Comisión"

Configurar los Límites​

Dentro de la tarjeta "Límites de Comisión" verás:

  • Descripción: "Establece límites de comisión a vendedores para este producto. Dejar vacio para no aplicar límites."

  • Comisión mínima (%): Campo numérico donde puedes ingresar el porcentaje mínimo de comisión

  • Comisión máxima (%): Campo numérico donde puedes ingresar el porcentaje máximo de comisión

Cómo Funciona​

  1. Si dejas ambos campos vacíos:

    • No se aplicarán límites específicos para este producto

    • Se usará la comisión por defecto del vendedor asignado

  2. Si estableces límites:

    • La comisión del vendedor para este producto estará restringida entre el mínimo y máximo que definas

    • El sistema validará que la comisión aplicada esté dentro de este rango

Reglas y Validaciones​

  • Comisión mínima: Debe ser un número mayor o igual a 0

  • Comisión máxima: Debe ser un número mayor o igual a 0

  • Relación entre límites: La comisión mínima debe ser menor que la comisión máxima

  • Ambos campos son opcionales: Puedes dejar uno o ambos vacíos si no deseas aplicar límites

Ejemplo de Uso​

Supongamos que tienes un producto de alta gama y quieres controlar las comisiones:

  1. Comisión mínima (%): Ingresa 3 (los vendedores recibirán al menos 3% de comisión)

  2. Comisión máxima (%): Ingresa 8 (los vendedores no recibirán más del 8% de comisión)

Si un vendedor tiene una comisión por defecto del 10%, al vender este producto solo recibirá el 8% (el máximo permitido). Si otro vendedor tiene una comisión por defecto del 2%, recibirá el 3% (el mínimo permitido).

Notas Importantes​

  • Los límites se aplican solo a este producto específico

  • Si no estableces límites, se usa la comisión por defecto del vendedor

  • Puedes establecer solo el mínimo, solo el máximo, o ambos

  • El sistema te mostrará un error si intentas guardar un producto donde la comisión mínima sea mayor que la máxima

14. Consejos y Mejores Prácticas​

Organización de Vendedores​

  • Mantén a los vendedores Activos solo si están trabajando actualmente

  • Marca como Inactivo a vendedores que ya no trabajan contigo

  • Revisa periódicamente las comisiones pendientes de pago

Gestión de Pagos​

  • Marca las comisiones como pagadas tan pronto como realices el pago

  • Usa la Referencia de Pago para mantener un registro claro

  • Agrega Notas cuando el pago tenga particularidades especiales

Reportes y Exportaciones​

  • Exporta reportes mensualmente para mantener registros históricos

  • Usa los filtros de fecha para generar reportes específicos por período

  • Guarda los archivos Excel exportados para tu contabilidad

Asignación de Vendedores​

  • Asigna un Vendedor por defecto a cada cliente importante

  • Esto agilizará el proceso al crear facturas y cotizaciones

  • Puedes cambiar el vendedor en cada documento si es necesario

15. Solución de Problemas Comunes​

No puedo marcar comisiones como pagadas​

Problema: El botón "Marcar como Pagado" no funciona o muestra un error.

Solución:

  • Verifica que todas las comisiones seleccionadas pertenezcan al mismo vendedor

  • Asegúrate de que las comisiones estén en estado "No Pagado"

  • Si el problema persiste, intenta seleccionar menos comisiones a la vez

No puedo exportar el reporte​

Problema: El botón "Exportar" está deshabilitado o muestra un error.

Solución:

  • Asegúrate de haber seleccionado un rango de fechas válido

  • Verifica que la fecha "desde" sea anterior a la fecha "hasta"

  • El rango no puede exceder 31 días

  • Intenta seleccionar un vendedor específico o deja todos los filtros en blanco

No veo comisiones en la tabla​

Problema: La tabla de comisiones está vacía.

Solución:

  • Verifica los filtros aplicados (vendedor, estado, fechas)

  • Asegúrate de que hayas emitido facturas o documentos con vendedores asignados

  • Intenta quitar los filtros para ver todas las comisiones

Error al crear un vendedor​

Problema: El sistema muestra un error al intentar guardar un vendedor.

Solución:

  • Verifica que el Nombre del vendedor esté completo

  • Asegúrate de que el Porcentaje de comisión por defecto esté entre 0 y 100

  • Si ingresaste un email, verifica que tenga un formato válido (ejemplo: ejemplo@dominio.com)

  • Revisa que todos los campos obligatorios estén completos

16. Glosario de Términos​

  • Vendedor: Persona encargada de realizar ventas y que recibe comisiones

  • Comisión: Porcentaje o monto que recibe el vendedor por cada venta realizada

  • Porcentaje de comisión por defecto: Comisión estándar que recibirá el vendedor en todas sus ventas

  • Estado Activo/Inactivo: Indica si el vendedor está actualmente trabajando

  • Monto base: Cantidad de dinero sobre la cual se calcula la comisión

  • Monto de comisión: Cantidad de dinero que corresponde pagar al vendedor

  • Estado de Pago: Indica si la comisión ya fue pagada al vendedor o está pendiente

  • Referencia de Pago: Número o código que identifica el pago realizado (transferencia, cheque, etc.)

¿Necesitas Ayuda?​

Si tienes dudas adicionales o encuentras algún problema que no se resuelve con esta guía, contacta al equipo de soporte de tu sistema de facturación.