Facturación con CACHICAMO
Índice
- Facturación con CACHICAMO
Videos tutoriales
Tu primera factura: contado, pago mixto y crédito
Cotizaciones: del presupuesto a la factura en un clic
Registra tus facturas de proveedores paso a paso: retención de ISLR e IVA
Cómo facturarle a una alcaldía o ente público: 1x1000 y responsabilidad social
Precios en dólares y factura en bolívares con la tasa del BCV
Cómo facturar por cuenta de terceros
Cómo manejar el impuesto al alcohol (LISAEA)
Introducción
La sección de facturación de CACHICAMO está diseñada para facilitar la creación y gestión de facturas de una manera sencilla y eficiente. En este documento, te explicaremos paso a paso cómo puedes acceder y utilizar las funciones de la sección de facturación, desde la visualización de las facturas actuales hasta la creación de nuevas facturas y la gestión de cuentas por pagar.
Esta guía está orientada a usuarios sin conocimientos técnicos, por lo que los pasos están detallados de forma clara y sencilla para que no haya dudas en el proceso.
Acceso a la Sección de Facturación
Para acceder a la sección de facturación en CACHICAMO, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en tu cuenta de CACHICAMO.
- Desde el menú principal, navega hacia Doc. Fiscales.
- Selecciona Facturas para ver las facturas generadas en el sistema.
- Si necesitas ver las facturas de proveedores, selecciona Proveedores y luego Facturas.
Visualización de Facturas
En la sección de facturación podrás visualizar las facturas actuales generadas en el sistema. La interfaz te mostrará una tabla con toda la información relevante sobre cada factura.
Búsqueda de Facturas
Puedes buscar facturas específicas utilizando los siguientes filtros:
- Email: Ingresa el correo electrónico del cliente para buscar sus facturas.
- Nombre del Cliente: Busca facturas por el nombre del cliente.
- Número de Factura: Introduce el número de factura para encontrarla rápidamente.
- Documento de Identificación del Cliente: Filtra las facturas según el número de identificación fiscal del cliente.
Creación de Facturas
La creación de una factura en CACHICAMO es un proceso sencillo. A continuación, te explicamos todos los pasos que debes seguir:
Seleccionar Tipo de Documento
Cuando decidas crear una nueva factura, lo primero que deberás hacer es seleccionar el tipo de documento que deseas generar. Esto puede incluir facturas, facturas de proveedores o cotizaciones.
Buscar Cliente
Una vez que hayas seleccionado el tipo de documento, podrás buscar al cliente para quien se generará la factura. Puedes buscarlo por su nombre, email o número de documento de identificación. Si no existe lo puedes crear.
Seleccionar Dispositivo Fiscal
Después de seleccionar al cliente, deberás escoger el dispositivo fiscal que se usará para generar la factura. El dispositivo fiscal es un sistema autorizado por el gobierno para la emisión de documentos fiscales. Dependiendo del tipo de dispositivo fiscal seleccionado, el sistema podrá solicitarte información adicional.
Puedes utilizar el método de forma libre con el módulo de Forma Libre, el cual genera documentos que deben ser impresas por imprentas autorizadas por el ente regulador.
Número de Control de Documento
En Venezuela, dependiendo del dispositivo fiscal seleccionado, puede ser obligatorio incluir un número de control de documento en la factura. Si el dispositivo fiscal que seleccionaste requiere este número. Si no es necesario, podrás continuar con el proceso sin este dato.
Agregar Productos
Una vez configurados los datos principales, podrás agregar los productos a la factura. Para ello, podrás buscar productos ya creados en el sistema mediante su SKU o su nombre. Si el producto no está registrado, también podrás agregarlo manualmente. Este producto no se creará en el inventario; solo se facturará como un servicio o producto virtual, es decir, no tendrá seguimiento de inventario.
Un documento admite hasta 500 renglones. Si necesitas facturarle a un cliente más productos que eso, divide la venta en dos o más documentos: no hay ningún inconveniente fiscal en hacerlo, y las máquinas fiscales y las imprentas digitales tampoco aceptan documentos mucho más largos. Al llegar al límite el sistema te avisa, para que puedas emitir lo que llevas y continuar con el resto en el siguiente documento.
Editar Precios y Moneda
Una vez que hayas agregado un producto, el sistema te mostrará su precio original. Tienes la opción de editar el precio si lo deseas. Además, podrás seleccionar la moneda en la que se realizará la factura, como por ejemplo, USD, EUR, entre otras.
Seleccionar Impuesto
El sistema te permitirá seleccionar el impuesto que aplica a cada producto, como por ejemplo el IVA. Asegúrate de elegir el impuesto correcto, ya que esto afectará el total de la factura.
Si necesitas rebajar el precio de un producto o de todo el documento antes de emitir, ver Descuentos en la Factura.
Impuesto al alcohol (LISAEA)
El impuesto de la Ley de Impuesto sobre Alcohol y Especies Alcohólicas (LISAEA) lo paga quien produce o importa la bebida alcohólica, no quien la revende (Art. 18). Si tu negocio es un productor o importador de bebidas alcohólicas y necesita reflejar este monto en sus propios documentos, CACHICAMO ofrece un renglón de LISAEA para ese caso:
- Crea un impuesto con familia LISAEA en Configuración > Impuestos. Solo puede existir uno por cuenta.
- En Configuración > Impuestos, activa el interruptor "Habilitar LISAEA en Ventas" para que el campo aparezca al facturar ventas y notas de débito. En las facturas de compra el campo está disponible siempre, sin necesidad de activarlo.
- Al agregar un producto a la factura, junto al botón de impuestos aparece un botón adicional "Imp. LISAEA". Al hacer clic se abre un campo para teclear el monto total del renglón (no es un porcentaje ni se calcula por unidad o caja): ese monto se suma siempre al total del documento y aparece impreso bajo el detalle del producto.
- Este monto no forma parte de la base del IVA del renglón: son dos impuestos independientes que se calculan por separado.
Los documentos con un renglón de LISAEA no pueden emitirse por una máquina fiscal de escritorio, porque su protocolo no tiene forma de reflejar este impuesto en el papel: en ese caso, usa una imprenta digital.
Todos los montos de LISAEA facturados (ventas) y recibidos en tus compras se recopilan en el reporte LISAEA Percibido (Reportes > Libro LISAEA), con el total pagado en compras, el total cobrado en ventas y el neto del período.
Clasificación del Crédito Fiscal (solo facturas de compra)
Cuando registres una factura de proveedor (compra), junto a cada producto encontrarás un selector para indicar la clasificación del crédito fiscal del IVA de esa compra:
| Opción | ¿Cuándo usarla? | Efecto |
|---|---|---|
| Deducible | La compra corresponde a "costos, gastos o egresos propios de la actividad económica habitual" de tu negocio (Art. 33, numeral 1) | El IVA se deduce íntegramente (Art. 34, primer aparte) |
| Prorrateable | La compra se utiliza "sólo en parte en la realización de operaciones gravadas" y no llevas contabilidades separadas (Art. 34, segundo aparte) | El IVA se deduce "en una proporción igual al porcentaje que el monto de las operaciones gravadas represente en el total de las operaciones realizadas" en cada período de imposición (Art. 34, Parágrafo Único) |
| No deducible | Créditos "no vinculados directa y exclusivamente a la actividad empresarial o profesional" (consumos personales o ajenos al negocio), o soportados por "servicios de comidas y bebidas, bebidas alcohólicas y espectáculos públicos" (Art. 33, Parágrafo Primero) | El IVA pagado no genera crédito fiscal |
Si no seleccionas ninguna opción, el sistema usará la clasificación predeterminada definida en la ficha del producto (ver Productos) o, en su defecto, "Deducible".
Esta clasificación alimenta la tabla de Prorrateo del Crédito Fiscal del IVA que se incluye en tu Libro de Compras, conforme a los artículos 33, 34 y 35 de la Ley del IVA.
Importante: esta clasificación solo es relevante si realizas simultáneamente ventas de productos exentos y gravados con IVA. La clasificación correcta de cada compra es una decisión tributaria: si tienes dudas, consulta a tu contador o asesor tributario.
Agregar Formas de Pago
Una vez que hayas configurado todos los productos y datos, podrás proceder a agregar las formas de pago utilizadas por el cliente. Si el cliente ha realizado el pago completo, selecciona la forma de pago correspondiente. Si el cliente ha pagado parcialmente, puedes ingresar el monto pagado y el saldo pendiente.
Un mismo documento admite hasta 20 formas de pago. Es un número muy por encima de lo que necesita cualquier venta real: si te topas con él, lo habitual es que se hayan agregado pagos repetidos por error. Revísalos antes de guardar.
Cuentas por Pagar
Si el cliente no ha pagado el monto total de la factura o si queda un saldo a favor del cliente, el sistema generará una cuenta por pagar o cuenta por cobrar, dependiendo del caso. Estas cuentas te permitirán llevar un control de las facturas pendientes y de los saldos.
Conclusión
La sección de facturación de CACHICAMO te permite gestionar de manera eficiente y sencilla las facturas de tus clientes y proveedores. Siguiendo los pasos descritos en esta guía, podrás crear y gestionar facturas de forma correcta, sin complicaciones y con total claridad sobre los datos involucrados.
Si tienes alguna duda o necesitas más ayuda con algún paso del proceso, no dudes en contactar con nuestro soporte técnico.