Términos y Condiciones de uso de CACHICAMO

Fecha de entrada en vigor: 1 de Febrero de 2025

Última actualización: 20 de Agosto de 2026

1. Aceptación de los Términos de Servicio

Al utilizar CACHICAMO (en adelante, "el Sistema"), desarrollado y operado por KF Innovations Software C.A. – RIF: J-50392719-4, usted acepta estos Términos. Si no está de acuerdo, absténgase de usarlo.

La aceptación se perfecciona por medios electrónicos —el acceso y uso del Sistema, el registro de la cuenta o el pago de un plan— y las partes reconocen expresamente que esa manifestación de voluntad y las comunicaciones intercambiadas por correo electrónico u otros mensajes de datos tienen plena validez legal, equivalente a la firma autógrafa.

2. Descripción del Servicio

CACHICAMO es un sistema de facturación diseñado para simplificar y optimizar los procesos relacionados con la gestión de inventarios, emisión de documentos fiscales, control de pagos, y generación de informes, adaptado para cumplir con las normativas fiscales vigentes del ente regulador.

El sistema permite:

• Gestión de inventarios
• Emisión de facturas, notas de crédito y débito
• Configuración de métodos de pago
• Generación de informes detallados
• Integración con dispositivos fiscales y otros sistemas autorizados por el ente regulador

Licencia de uso

El plan de suscripción otorga al usuario una licencia de uso no exclusiva, intransferible y onerosa sobre el Sistema, limitada a su propia operación. La licencia está supeditada a la vigencia de la suscripción y al cumplimiento de las obligaciones de pago: terminada la suscripción por cualquier causa, la licencia queda revocada de pleno derecho.

Implantación y puesta en marcha

El plan de suscripción comprende el uso de la plataforma, su mantenimiento, la disponibilidad del servicio y el soporte técnico en los términos de la sección 9. No comprende la implantación: la configuración inicial, la integración con equipos, la asistencia en la carga de datos y el adiestramiento del personal son un servicio distinto, con tarifa propia publicada en el sitio web oficial, que se presta y se cobra durante los tres (3) primeros meses operativos y concluye al cumplirse ese lapso.

Ese servicio lo presta KF Innovations Software C.A. o un implementador autorizado, según la vía por la que el usuario se haya incorporado. La tarifa es la misma en ambos casos y para todos los usuarios que contraten el mismo plan. Cuando lo presta un implementador autorizado, éste lo hace por su propia cuenta y bajo su exclusiva responsabilidad: KF Innovations Software C.A. no interviene en su ejecución ni responde por él, y se limita a cobrarlo por cuenta de aquél en los términos de la sección 5.

3. Uso Aceptable

El uso de CACHICAMO está limitado a fines comerciales y fiscales legítimos. Usted acepta no utilizar el sistema para:

• Realizar actividades ilegales o fraudulentas
• Violar las leyes fiscales
• Manipular o alterar los datos fiscales de manera fraudulenta
• Distribuir malware o realizar actividades que puedan dañar el sistema

4. Responsabilidades del Usuario

Usted es responsable de:

• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso, que son personales e intransferibles
• Asegurar que toda la información proporcionada sea precisa y esté actualizada
• Cumplir con todas las leyes y regulaciones fiscales aplicables
• Emitir sus documentos fiscales ajustados a la normativa vigente y presentar sus declaraciones y reportes ante los órganos competentes dentro de los plazos legales
• Verificar que los documentos generados cumplan los requisitos aplicables a su actividad económica y consultar a su asesor fiscal o contable
• Notificar cualquier uso no autorizado de su cuenta
• Garantizar una conexión estable a internet con velocidad mínima de 50 Mbps
• Mantener actualizados sus datos de contacto en el sistema
• Contar con un método alternativo de facturación autorizado por el ente regulador para cumplir con la ley durante fallas prolongadas
• Notificar incidencias técnicas dentro de las 24 horas desde su detección
• Revisar periódicamente los canales de información y notificaciones oficiales

5. Pagos, Morosidades y Reembolsos

Los planes ofrecidos por CACHICAMO tienen una vigencia de 1 mes/semestre/año calendario (según el plan contratado), pagaderos en USD o a la tasa BCV del día (o equivalente en la moneda acordada).

Al vencimiento, si el cliente no realiza el pago en la fecha de corte, se le otorgará un período de gracia de hasta 7 días. Después de este período:

• El cliente no podrá realizar modificaciones ni crear ningún documento fiscal, afectar inventarios ni realizar otras acciones
• Solo tendrá acceso al sistema en modo de lectura hasta que realice el pago correspondiente
• Si transcurridos los 7 días no se realiza el pago, el contrato se dará por terminado automáticamente

Garantizamos que los datos del cliente se mantendrán almacenados en el sistema hasta por un período máximo de 10 años, independientemente de su estado de pago. Sin embargo, el acceso completo al sistema estará restringido hasta que se regularice la suscripción.

No se acumulará la deuda si el cliente deja de pagar por varios meses. Al realizar el pago, el cliente podrá acceder al sistema desde la fecha efectiva del pago y hasta el final del período correspondiente al plan contratado.

Al registrarse, el cliente podrá utilizar el sistema de forma gratuita durante 7 días, con algunas limitaciones que solo podrán ser desbloqueadas después del pago correspondiente. El servicio contratado entra en vigor con el primer pago y se mantiene vigente mientras el cliente cumpla con sus obligaciones de pago.

Estructura del precio durante los tres primeros meses

Durante los tres (3) primeros meses operativos, la factura mensual comprende dos conceptos, identificados así:

• Registro en infraestructura tecnológica, aprovisionamiento de base de datos y servicios administrativos iniciales — Cuota N de 3: el alta de la cuenta en la infraestructura, el aprovisionamiento de su base de datos, la habilitación administrativa del servicio y el uso de la plataforma durante ese mes, a la tarifa de incorporación del plan contratado.
• Implantación, configuración y acompañamiento del sistema — Cuota N de 3: el servicio descrito en la sección 2, a la tarifa publicada para el plan contratado.

La suma de ambos conceptos es el precio de lista mensual del plan.

Cumplidos los tres meses operativos, ambos conceptos concluyen y la factura pasa a llevar un único renglón —la suscripción mensual del plan contratado, identificada con su nombre— a la tarifa plena de ese plan. El monto total que el cliente paga cada mes no varía en ningún momento: es siempre el precio de lista de su plan. Si el cliente cambia de plan, los conceptos se ajustan a las tarifas publicadas para el nuevo plan.

El concepto de implantación se factura según quién preste el servicio. Cuando lo presta un implementador autorizado, se factura por cuenta de terceros conforme al artículo 10 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado, identificado en la factura con el nombre o razón social y el R.I.F. del implementador, y su impuesto al valor agregado corresponde a éste. Cuando lo presta KF Innovations Software C.A., se factura como operación propia. La tarifa que paga el cliente es la misma en uno y otro caso.

Los costos de los planes adquiridos no sufrirán cambios en el tiempo. Sin embargo, la Empresa podrá crear nuevos planes y funcionalidades en el futuro, los cuales podrían estar o no incluidos en el plan inicial contratado. Si el cliente cambia de plan y el plan anterior ya no está disponible, no podrá volver a usarlo.

Se garantiza la funcionalidad (siempre que las leyes no lo prohíban o cambien) y el precio del plan contratado en moneda USD, pagados a la tasa del día en que se realiza el pago. Adicionalmente, si hay cambios obligados por alguna ley o providencia, tomaremos un máximo de 90 días hábiles en hacer el ajuste, a menos que la propia providencia o ley obligue a que sea en un menor tiempo. La Empresa pone a disposición del cliente las funcionalidades actualizadas; corresponde al cliente adaptar sus procesos internos a las nuevas disposiciones.

Política de Reembolsos:

• No se realizarán reembolsos una vez que se haya efectuado el pago y activado el servicio
• La Empresa ofrece una prueba gratuita de 7 días para que el cliente evalúe el sistema antes de realizar cualquier pago
• En caso de que el servicio presente fallas técnicas atribuibles a la Empresa que impidan su uso por más de 72 horas consecutivas, el cliente podrá solicitar una compensación en tiempo adicional de servicio, pero no un reembolso

6. Acceso a la Cuenta y Requerimientos de Autoridad

KF Innovations Software C.A. no accede a la cuenta del usuario para verificar por cuenta propia el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, ni mantiene usuarios de supervisión con ese fin. El cumplimiento de las normativas fiscales corresponde exclusivamente al usuario, conforme a la sección 4.

Acceso por soporte técnico. El personal autorizado de KF Innovations Software C.A. podrá acceder a la cuenta del usuario únicamente para atender una solicitud de soporte, diagnosticar una incidencia o ejecutar tareas de mantenimiento o migración necesarias para la prestación del servicio. Estos accesos quedan registrados, se limitan a lo necesario para resolver el caso y no permiten emitir, modificar ni anular documentos fiscales.

Requerimientos de autoridad competente. KF Innovations Software C.A. está obligada a suministrar información sobre el Sistema o sobre los datos alojados en él únicamente cuando reciba un requerimiento que reúna, de forma concurrente, las condiciones siguientes:

1. Que provenga de una autoridad competente en ejercicio de sus facultades legales: la Administración Tributaria, en los términos de los artículos 131 y 137 del Código Orgánico Tributario; la autoridad judicial que conozca de un procedimiento; o cualquier otra autoridad a la que la ley atribuya la facultad de requerir esa información.
2. Que conste por escrito y motivado, e identifique al usuario, el período y la información concreta que se requiere, tal como lo exigen para la providencia que autoriza la fiscalización el artículo 137, numeral 1, y el artículo 188 del Código Orgánico Tributario.
3. Que lo requerido se limite a los hechos objeto de la actuación, sin extenderse a información de otros usuarios ni a períodos ajenos al procedimiento. La Empresa hará valer este límite ante la autoridad requirente y podrá solicitar que lo precise o lo motive; si la autoridad lo ratifica en ejercicio de las facultades que le reconocen los artículos 134 y 137 del Código Orgánico Tributario, la Empresa dará cumplimiento al requerimiento.

En ese supuesto, la Empresa actúa como tercero frente a la actuación fiscal —no como sujeto fiscalizado en el procedimiento seguido al usuario ni como supervisor de éste— y las normas que la obligan son las siguientes:

• Suministrar las informaciones que le requieran los funcionarios competentes, en su condición de particular u organización — artículo 134 del Código Orgánico Tributario.
• Exhibir los documentos relacionados con la actividad del usuario fiscalizado y proporcionar los datos que le sean solicitados — artículo 137, numerales 3 y 11 del Código Orgánico Tributario.
• Entregar copia total o parcial de los soportes magnéticos, así como la información relativa a los equipos y aplicaciones utilizados y sus características técnicas, aun cuando el servicio de procesamiento sea prestado por un tercero — artículo 137, numeral 8 del Código Orgánico Tributario.
• Cumplir los deberes formales que corresponden a los terceros: contribuir con los funcionarios autorizados en las inspecciones, exhibir lo requerido y dar cumplimiento a las órdenes y providencias dictadas — artículo 155, numerales 4, 5 y 8 del Código Orgánico Tributario.
• Permitir la inspección en sus locales; fuera de las horas hábiles de operación o en domicilios particulares se requiere orden judicial de allanamiento — artículo 137, numeral 12 del Código Orgánico Tributario.
• Acatar las medidas que la Administración Tributaria dicte para impedir la desaparición, destrucción o alteración de la documentación requerida, incluida la registrada en medios magnéticos, cuando se encuentre en poder de un tercero — artículo 137, numeral 10, y artículo 138 del Código Orgánico Tributario. Si una medida de este tipo obliga a la Empresa a conservar, congelar o entregar datos de una cuenta, el usuario será informado en los términos del último párrafo de esta sección.

Fuera de estos supuestos, la Empresa no concede accesos abiertos, permanentes ni indiscriminados a la información de sus usuarios, no entrega información de un usuario a solicitud de otro particular y no divulga credenciales ni contraseñas, que son personales e intransferibles conforme a la sección 4. La información que la Empresa entregue en cumplimiento de un requerimiento tiene carácter reservado para la autoridad que la recibe, conforme a los artículos 136 y 149 del Código Orgánico Tributario; revelarla o hacer uso indebido de ella constituye un ilícito sancionado por el artículo 105, numeral 5 del mismo Código. El requerimiento recibido será notificado al usuario, salvo cuando la ley o la propia autoridad lo prohíban de forma motivada.

Acceso de auditoría a solicitud del usuario. El usuario puede solicitar en cualquier momento —no sólo cuando sea objeto de una fiscalización— la habilitación de un acceso de auditoría en modo de solo lectura, que permite la consulta de reportes, facturas y demás documentos de su cuenta sin posibilidad de realizar modificaciones. Este acceso se otorga a las personas que el usuario indique y él puede revocarlo en cualquier momento.

Este es el medio que la plataforma ofrece al usuario para atender las obligaciones que como emisor autorizado le imponen el artículo 17 de la Providencia Administrativa SNAT/2024/000102 —especificar ante el SENIAT la forma en que se efectuará la consulta permanente de las facturas y demás documentos emitidos— y el artículo 19, numeral 3 de la misma Providencia, referido al acceso al registro de las acciones de emisión, modificación y anulación. Esas obligaciones corresponden al usuario en su condición de emisor; la Empresa no es emisor autorizado ni imprenta digital, y presta el acceso a solicitud del usuario y bajo su control.

7. Limitación de Responsabilidad

La Empresa no será responsable por:

• Daños directos, indirectos, incidentales, especiales o consecuentes que resulten del uso o la imposibilidad de usar CACHICAMO
• Pérdidas de datos, ingresos, o beneficios derivados del uso del sistema
• Cualquier incumplimiento de leyes fiscales o regulaciones por parte del usuario
• Fallas en la conexión a internet, equipos defectuosos, virus informáticos o fallas eléctricas del cliente
• Pérdidas u operaciones afectadas por notificaciones no leídas, o por notificaciones no recibidas a causa de datos de contacto desactualizados
• Interrupciones derivadas de mantenimientos programados previamente comunicados conforme a la sección 9

La Empresa realizará respaldos diarios del sistema. No se garantizan respaldos de información en un periodo menor a 36 horas desde la incidencia.

8. Inalterabilidad de los Datos

Ni el usuario ni KF Innovations Software C.A. tienen la facultad de modificar, eliminar o agregar datos a un documento que ya haya sido cargado en el sistema. Cualquier ajuste necesario deberá realizarse exclusivamente a través de notas de débito o crédito, siguiendo los procedimientos establecidos en la providencia SNAT/2011/0071. Sólo se admite excepción mediante autorización expresa y por escrito del órgano fiscal competente.

9. Mantenimiento del Sistema

KF Innovations Software C.A. realizará mantenimientos técnicos programados preferentemente en horarios no laborables (entre 7:00 PM y 5:00 AM, hora de Venezuela, de lunes a viernes, o fines de semana). Se notificará con al menos 24 horas de anticipación mediante:

• Mensaje visible en el panel de control del sistema
• Aviso publicado en el sitio web oficial https://cachicamo.app/
• Nuestras redes sociales oficiales

Esta notificación previa no aplica a los mantenimientos de emergencia requeridos por fallas críticas o de seguridad, en cuyo caso la Empresa hará los esfuerzos técnicamente razonables para avisar.

El soporte técnico se proporcionará dentro de los límites razonables (de 1 a 8 horas hábiles) en días y horas de oficina hábiles de Venezuela (Lun a Vie de 8am a 5pm). Fuera de ese horario el soporte será limitado o nulo.

Cuando la implantación descrita en la sección 2 la presta un implementador autorizado, durante los tres (3) primeros meses operativos la atención de consultas e incidencias en primera instancia corresponde a él, por los canales y en el horario que haya acordado con el usuario. KF Innovations Software C.A. atiende únicamente los casos que el implementador le escale y que sean atribuibles a la plataforma. Cumplido ese lapso, el soporte se presta conforme al párrafo anterior.

10. Terminación del Servicio

La Empresa se reserva el derecho de suspender o terminar su acceso a CACHICAMO en cualquier momento, sin previo aviso, si:

• No se realiza el pago después del período de gracia
• Se utiliza el sistema para actividades ilegales o fraudulentas
• Se comparten credenciales con terceros no autorizados
• Se realizan intentos de ingeniería inversa o ataques al sistema

Terminado el servicio, el usuario conserva el acceso en modo de sólo lectura y no se reembolsan los montos pagados por períodos no utilizados. Si la terminación se debió únicamente a falta de pago, el usuario puede reactivar su cuenta afiliándose a un plan vigente en la fecha de reactivación, a la tarifa de ese momento. En caso de uso ilícito o fraudulento la terminación es inmediata, sin período de gracia, y los hechos serán denunciados ante las autoridades competentes.

11. Acuerdo Único, Vigencia y Modificaciones

Estos Términos y Condiciones, en la versión publicada en https://docs.cachicamo.app/tos, constituyen el acuerdo único y vigente entre el usuario y KF Innovations Software C.A., y sustituyen y dejan sin efecto cualquier contrato, adenda, convenio, oferta o acuerdo anterior celebrado entre las partes, cualquiera que sea su forma, incluidos los suscritos en papel. Cualquier licencia de uso emitida o entregada al usuario al amparo de esos acuerdos anteriores queda igualmente sin validez, y el uso del Sistema se rige en lo sucesivo únicamente por el plan de suscripción contratado y por estos Términos.

La Empresa se reserva el derecho de modificar estos Términos de Servicio en cualquier momento. Cualquier cambio será notificado a los usuarios a través del sistema o por correo electrónico. El uso continuado del Sistema después de dichas modificaciones constituirá su aceptación de los nuevos términos y la renuncia a los acuerdos anteriores que éstos sustituyen.

12. Ley Aplicable y Jurisdicción

Este contrato se rige por las leyes de la República Bolivariana de Venezuela. Cualquier disputa se resolverá mediante arbitraje institucional de Derecho, administrado por el Centro Empresarial de Conciliación y Arbitraje (CEDCA), en la ciudad de Caracas, Venezuela.

13. Protección de Propiedad Intelectual

El usuario respalda y garantiza que no violará la propiedad intelectual o cualquier otro derecho de propiedad de KF Innovations Software C.A. El usuario no tiene derecho, título, control o interés en la propiedad intelectual de KF Innovations Software C.A. El usuario no podrá copiar, modificar o traducir la propiedad intelectual de KF Innovations Software C.A., o la documentación relacionada.

14. Prohibición de Contratación de Personal

El usuario se obliga a no contratar, directa o indirectamente, a empleados, colaboradores o contratistas de KF Innovations Software C.A. que hayan tenido acceso a información confidencial o crítica del sistema "CACHICAMO" durante la vigencia del contrato y hasta 12 meses después de su terminación, salvo autorización escrita de la Empresa, o cuando la relación del empleado con la Empresa haya terminado al menos 12 meses antes, o cuando éste no haya tenido acceso a información sensible.

El incumplimiento obliga al usuario a resarcir los daños directos demostrables y, si se prueba acceso o filtración de información crítica o confidencial, una indemnización adicional equivalente a 12 meses de salario base y beneficios del empleado contratado. Antes de aplicar cualquier sanción, las partes acudirán a una auditoría neutral y dispondrán de 15 días hábiles para resolver la controversia de forma amistosa.

15. Uso de Inteligencia Artificial (IA)

CACHICAMO incorpora capacidades de Inteligencia Artificial (IA) para enriquecer la experiencia del usuario y ofrecer un servicio más eficiente. Al aceptar estos Términos, el usuario reconoce y autoriza expresamente que la Empresa podrá utilizar tecnologías de IA, propias o de terceros, para los siguientes fines:

• Análisis de datos del negocio del cliente (ventas, inventario, clientes, productos, indicadores comerciales y financieros)
• Atención al cliente mediante asistentes virtuales, chatbots y herramientas automatizadas de soporte técnico
• Análisis y diagnóstico de errores del sistema, incidencias técnicas y problemas operativos
• Proyecciones y predicciones de ingresos, flujo de caja, demanda, inventario y otros indicadores relevantes
• Mejora del producto, automatización de procesos y generación de recomendaciones contextuales

Compartición de datos con proveedores de IA:

Para proveer estas funcionalidades, la Empresa podrá compartir algunos datos del cliente con proveedores de servicios de Inteligencia Artificial que la Empresa considere pertinentes. La Empresa se compromete a seleccionar exclusivamente proveedores que cumplan con las mejores políticas de privacidad y seguridad disponibles en el mercado, considerando criterios como:

• Políticas estrictas que prohíban el entrenamiento de modelos con datos del cliente
• Cifrado de información en tránsito y en reposo
• Cumplimiento con normativas internacionales reconocidas (por ejemplo: GDPR, SOC 2, ISO 27001, HIPAA cuando aplique)
• Acuerdos contractuales de confidencialidad y tratamiento responsable de datos (DPA)

La Empresa se reserva el derecho de seleccionar, sustituir o combinar proveedores de IA en cualquier momento, en función de la mejor relación entre calidad, privacidad, seguridad y rendimiento para el cliente, sin necesidad de notificación individual previa.

Limitaciones y compromisos:

• La Empresa no venderá datos del cliente a terceros con fines publicitarios o comerciales no relacionados con la prestación del servicio
• Las credenciales de acceso, contraseñas, tokens de autenticación y datos cifrados no se comparten con servicios de IA
• Los resultados generados por sistemas de IA (proyecciones, sugerencias, análisis automatizados) tienen carácter informativo y orientativo; el cliente es responsable de validar y tomar las decisiones finales sobre sus datos y operaciones
• La Empresa no garantiza la exactitud absoluta de las salidas generadas por IA y no se hace responsable por decisiones tomadas exclusivamente con base en dichas salidas

El cliente que desee información detallada sobre los proveedores de IA en uso puede solicitarla escribiendo al correo de contacto indicado en estos Términos. Si el cliente no está de acuerdo con el uso de IA descrito en esta sección, deberá abstenerse de utilizar el sistema.

16. Contacto

Para cualquier pregunta o consulta relacionada con estos Términos de Servicio, puede contactarnos a través de:

E-Mail: kf@innovations-software.com Teléfono: +58-4144741641