Talonarios de Contingencia
Índice
Definición
Un talonario de contingencia es un conjunto de formatos preimpresos de facturas, notas de crédito y notas de débito, elaborados por una imprenta autorizada por el SENIAT, que el contribuyente conserva en su establecimiento para continuar la emisión de documentos fiscales cuando su medio habitual de emisión resulta inoperante.
Constituye el mecanismo de respaldo previsto por la normativa para garantizar la continuidad de la facturación ante una falla.
La normativa exige mantener permanentemente en el establecimiento los formatos elaborados por imprenta autorizada: en los sistemas computarizados (Art. 10, Prov. 00071), en los usuarios de máquinas fiscales (Art. 11, último aparte, Prov. 00071) y en la Imprenta Digital (Art. 16.3, Prov. 000102). La ausencia de estos formatos al momento de una falla impide la emisión legal de documentos y expone al contribuyente a sanciones. Debe disponerse del talonario con anterioridad a la contingencia.
Principio general
Cuando el medio habitual de emisión no pueda generar el documento fiscal, el contribuyente debe continuar la facturación mediante los formatos físicos de contingencia, completarlos manualmente, entregarlos al adquirente y resguardarlos como parte de sus archivos fiscales.
La expresión que antecede al número del documento depende del medio de emisión:
- Forma Libre (sistema computarizado o automatizado inoperante): la numeración se precede de la palabra «serie» (Art. 10, Prov. 00071).
- Máquina Fiscal: emisión sobre formatos de imprenta autorizada (Art. 11, Prov. 00071); dichos formatos llevan la numeración precedida de «serie» conforme a la regla general del Art. 10.
- Imprenta Digital: el documento físico conserva su «serie» (Art. 13, Prov. 000102) y, adicionalmente, antepone la palabra «contingencia» (Art. 16.3, Prov. 000102). El detalle de esta convivencia se explica en Contingencia con Imprenta Digital.
Supuestos que habilitan su uso
El talonario de contingencia procede únicamente ante una falla efectiva que impida la emisión por el medio habitual:
- Máquina fiscal inoperante o averiada (Art. 11.2, Prov. 00071).
- Sistema computarizado o automatizado inoperante o averiado (Art. 10, Prov. 00071).
- Interrupción del servicio de internet, del dispositivo móvil o del servicio eléctrico, en el caso de la Imprenta Digital (Art. 16, Prov. 000102).
Los formatos de contingencia están previstos exclusivamente para situaciones de falla. No procede su uso por conveniencia, para sustituir la máquina fiscal en operación, ni de forma simultánea al sistema cuando este se encuentra operativo. Su utilización sin que medie una falla real constituye un incumplimiento.
Contingencia con Máquina Fiscal
El contribuyente obligado al uso de Máquina Fiscal (Art. 8, Prov. 00071) no puede, por regla general, emplear simultáneamente otro medio de emisión. El Art. 11 de la Prov. 00071 contempla los supuestos de excepción en los que debe emitir sobre formatos elaborados por imprenta autorizada:
- La máquina fiscal se encuentra inoperante o averiada — Art. 11, numeral 2.
- La máquina no puede imprimir el nombre o razón social y el RIF del adquirente cuando la operación lo exige — Art. 11, numeral 1.
- La máquina no puede emitir notas de crédito ni de débito — Art. 11, numeral 3.
- Operaciones por cuenta de terceros (Art. 11, numeral 4), de exportación (Art. 11, numeral 5), ventas fuera del establecimiento —ruteros, vendedores a domicilio, representantes— (Art. 11, numeral 6) o cuando se requiera más de una copia del documento (Art. 11, numeral 7).
Requisitos de emisión:
- El número del documento debe ir precedido de la expresión «serie», conforme a la regla general de los formatos de imprenta autorizada (Art. 10, Prov. 00071).
- Si la máquina fiscal llegó a emitir la factura pero esta resultó insuficiente para identificar al adquirente, dicha factura debe anexarse a la copia del documento emitido sobre el formato de imprenta autorizada (Art. 11, numeral 1).
Contingencia con Forma Libre (sistema computarizado)
Cuando el contribuyente emite por Forma Libre —su sistema computarizado o automatizado imprime sobre formatos de imprenta autorizada— y dicho sistema se encuentra inoperante o averiado, debe continuar la emisión sobre formatos elaborados por imprenta autorizada, completados de forma manual (Art. 10, Prov. 00071).
Requisitos de emisión:
- El número del documento debe ir precedido de la expresión «serie», seguida de los caracteres que la identifican y diferencian (Art. 10, Prov. 00071).
Para el funcionamiento de la Forma Libre en condiciones normales, consulte la guía de Forma Libre.
Contingencia con Imprenta Digital
La Imprenta Digital prevé un esquema de contingencia escalonado (Art. 16, Prov. 000102): el contribuyente debe agotar primero las alternativas digitales y recurrir al formato físico únicamente como última medida:
- Falla del servicio de internet: puede utilizarse una aplicación móvil para la emisión de los documentos (Art. 16, numeral 1).
- Falla del dispositivo móvil: puede recurrirse a la aplicación offline (sin conexión) (Art. 16, numeral 2).
- Falla del servicio eléctrico: procede el uso de los formatos (talonario) elaborados por imprenta autorizada, con el número del documento precedido de la expresión «contingencia» (Art. 16, numeral 3).
En el formato físico de la Imprenta Digital no se elimina la serie. El documento conserva su «serie» (Art. 13, Prov. 000102) y, además, se le antepone la palabra «contingencia» (Art. 16.3, Prov. 000102). Ambas expresiones deben figurar en el documento.
Una vez superada la falla, la Imprenta Digital exige obligaciones adicionales (registro, resguardo y notificación a la Gerencia Regional y a la imprenta digital). Se detallan en Regularización una vez superada la contingencia.
Cuadro comparativo
| Medio de emisión | Supuesto de uso del formato físico | Expresión previa al número | Notificación posterior al SENIAT |
|---|---|---|---|
| Máquina Fiscal | Máquina averiada o inoperante, u otros supuestos del Art. 11 | «serie» (Art. 10) | No exigida por esta norma |
| Forma Libre | Sistema computarizado inoperante o averiado (Art. 10) | «serie» (Art. 10) | No exigida por esta norma |
| Imprenta Digital | Falla del servicio eléctrico, agotadas la aplicación móvil y la aplicación offline (Art. 16) | «contingencia» + «serie» (Art. 16.3 y Art. 13) | Sí: a la Gerencia Regional y a la imprenta digital (Art. 16) |
Regularización una vez superada la contingencia
Restablecido el sistema, el servicio de internet o el suministro eléctrico, el contribuyente debe dar por concluida la contingencia y cumplir lo siguiente:
- Suspender el uso del formato físico y retomar el medio de emisión habitual.
- Resguardar los documentos físicos (originales y copias) de forma ordenada, como parte de los archivos fiscales.
- Únicamente Imprenta Digital: remitir la relación detallada por escrito a la Gerencia Regional de Tributos Internos y a la imprenta digital (Art. 16, Prov. 000102).
Cada factura, nota de crédito o nota de débito emitida en formato físico debe reflejarse en los libros correspondientes. Su omisión genera diferencias entre lo facturado físicamente y lo declarado.
Preguntas frecuentes
¿Quién elabora el talonario? Exclusivamente una imprenta autorizada por el SENIAT.
¿Puede emplearse el talonario para no utilizar la máquina fiscal en horas de alta demanda? No. Procede únicamente ante una falla efectiva. Su uso sin causa constituye un incumplimiento.
Base legal
- Providencia SNAT/2011/00071, Artículo 10 — sistemas computarizados o automatizados (Forma Libre) inoperantes o averiados; emisión sobre formatos de imprenta autorizada con la expresión «serie».
- Providencia SNAT/2011/00071, Artículo 11 — usuarios de Máquinas Fiscales: supuestos en que deben emitir sobre formatos de imprenta autorizada (numerales 1 a 7) y obligación de mantenerlos en el establecimiento.
- Providencia SNAT/2024/000102, Artículo 13 — numeración precedida de la palabra «serie», que se conserva también en el formato físico de contingencia.
- Providencia SNAT/2024/000102, Artículo 16 — medidas de contingencia escalonadas para Imprenta Digital (internet → aplicación móvil; dispositivo → aplicación offline; servicio eléctrico → formato físico con la expresión «contingencia»), registro posterior y notificación a la Gerencia Regional de Tributos Internos y a la imprenta digital.
La presente guía resume los requisitos aplicables a efectos prácticos. Ante cualquier duda interpretativa prevalece el texto oficial de las providencias citadas.