Saltar al contenido principal

Guía de Importación y Exportación de Excel

Esta guía te ayudará a usar las funciones de importación y exportación de Excel para gestionar tus productos y clientes de manera masiva y eficiente.

📋 Tabla de Contenidos​

  1. Exportar Datos
  2. Importar Productos
  3. Importar Clientes
  4. Formatos Especiales
  5. Límites y Restricciones
  6. Solución de Problemas

📤 Exportar Datos​

Exportar Productos​

La exportación de productos te permite descargar todos tus productos en un archivo Excel que puedes editar y volver a importar.

Pasos para exportar:

  1. Accede a la opción de exportación de productos en tu panel
  2. Haz clic en "Exportar a Excel"
  3. Se descargará un archivo Excel con todos tus productos
  4. El archivo incluye todas las columnas necesarias con los datos actuales

¿Qué incluye el archivo exportado?

  • Todos los productos activos
  • Todas las variaciones de productos variables
  • Información completa: precios, categorías, atributos, stock, etc.
  • Los encabezados están en tu idioma configurado

Consejo: Usa el archivo exportado como plantilla para crear nuevos productos. Solo necesitas copiar una fila y modificar los datos.

Exportar Clientes​

La exportación de clientes te permite descargar todos tus clientes en un archivo Excel.

Pasos para exportar:

  1. Accede a la opción de exportación de clientes
  2. Haz clic en "Exportar a Excel"
  3. Se descargará un archivo Excel con todos tus clientes
  4. El archivo incluye los campos básicos y los campos personalizados que hayas configurado

¿Qué incluye el archivo exportado?

  • Todos los clientes registrados
  • Información de contacto completa
  • Campos personalizados (si los tienes configurados)
  • Los encabezados están en tu idioma configurado

📥 Importar Productos​

Preparar el Archivo Excel​

Antes de importar, asegúrate de que tu archivo Excel tenga el formato correcto:

1. Encabezados Requeridos​

La primera fila de tu Excel debe contener exactamente estos encabezados (en el orden indicado):

ID ÚNICOID PADRETIPOSKU_LISTNombreDescripciónES_SERVICIOES_VIRTUALStockUNIDAD_MEDIDAAtributosCategoríasMonedaPRECIO_BASEPRECIO_MAYORISTAPRECIO_VENTATIPO_PRECIOPORCENTAJE_IMPUESTOPesoAnchoAltoProfundidadActivoITEMS_COMBO

Importante: Los encabezados deben estar exactamente como se muestran arriba. No cambies el orden ni los nombres.

2. Campos Obligatorios​

Para crear un producto, estos campos son obligatorios:

  • Nombre: El nombre del producto
  • TIPO: Debe ser uno de estos valores: SIMPLE, VARIABLE, VARIACION, COMBO

3. Campos Opcionales​

Todos los demás campos son opcionales, pero te recomendamos completar al menos:

  • SKU_LIST: Códigos de producto separados por punto y coma (ejemplo: SKU001;SKU002)
  • PRECIO_BASE: Precio base del producto (número decimal, ejemplo: 25.50)
  • Moneda: Código ISO de la moneda (ejemplo: USD, EUR, MXN)
  • Stock: Cantidad en inventario (número decimal)

Tipos de Productos​

Producto SIMPLE​

Un producto simple es un producto estándar sin variaciones.

Ejemplo:

ID ÚNICO: PROD-001
TIPO: SIMPLE
Nombre: Camiseta Básica
SKU_LIST: CAM-001
PRECIO_BASE: 19.99
Moneda: USD
Stock: 50

Producto VARIABLE​

Un producto variable es un producto padre que tiene variaciones (por ejemplo, una camiseta con diferentes tallas y colores).

Ejemplo:

ID ÚNICO: PROD-002
TIPO: VARIABLE
Nombre: Camiseta con Variaciones

Importante: Después de crear el producto VARIABLE, debes crear las variaciones en filas separadas.

Variación (VARIACION)​

Una variación pertenece a un producto VARIABLE. Las variaciones heredan el nombre del producto padre.

Ejemplo:

ID ÚNICO: VAR-001
ID PADRE: PROD-002
TIPO: VARIACION
Nombre: (dejar vacío - hereda del padre)
SKU_LIST: CAM-002-RED-M
PRECIO_BASE: 24.99
Stock: 20

Nota: El campo ID PADRE debe contener el ID ÚNICO del producto VARIABLE padre.

Producto COMBO​

Un producto combo es un conjunto de productos que se venden juntos.

Ejemplo:

ID ÚNICO: COMBO-001
TIPO: COMBO
Nombre: Combo Desayuno
ITEMS_COMBO: SKU001:2|SKU002:1|SKU003:1
PRECIO_BASE: 15.99

Formato de ITEMS_COMBO: SKU1:cantidad1|SKU2:cantidad2|SKU3:cantidad3

Valores Especiales​

Valores Sí/No (Booleanos)​

Para los campos ES_SERVICIO, ES_VIRTUAL, y Activo, usa estos valores:

  • Sí: S, Y, YES, SI, 1, TRUE
  • No: Cualquier otro valor o dejar vacío

Categorías​

Las categorías se pueden organizar en jerarquías usando el símbolo >.

Formato: Categoría Padre > Categoría Hija > Categoría Nieta

Ejemplos:

  • Categoría simple: Ropa
  • Categoría con subcategoría: Ropa > Camisetas
  • Múltiples categorías (separadas por |): Ropa > Camisetas|Ropa > Pantalones|Accesorios

Nota: Si una categoría no existe, se creará automáticamente.

Atributos​

Los atributos permiten definir características del producto (como Color, Talla, etc.).

Formato: Grupo: valor1;valor2|Grupo2: valor3

Ejemplos:

  • Color: Rojo;Azul;Verde
  • Talla: S;M;L|Color: Rojo;Azul
  • Atributo personalizable: Color: custom-Personalizado (el prefijo custom- indica que el cliente puede personalizarlo)

Nota: Si un grupo de atributos o un atributo no existe, se creará automáticamente.

Precios​

Puedes definir tres tipos de precios:

  • PRECIO_BASE: Precio base del producto
  • PRECIO_MAYORISTA: Precio para ventas al por mayor
  • PRECIO_VENTA: Precio de venta al público

Ejemplo:

PRECIO_BASE: 20.00
PRECIO_MAYORISTA: 18.00
PRECIO_VENTA: 25.00
Moneda: USD

TIPO_PRECIO: Puede ser UNIT (por unidad) o VOLUME (por volumen). Si no se especifica, se usa UNIT por defecto.

Impuestos​

PORCENTAJE_IMPUESTO: El porcentaje de impuesto (ejemplo: 16.00 para 16%). Si no se especifica, no se aplicará impuesto.

Actualizar Productos Existentes​

Si quieres actualizar un producto existente:

  1. Usa el mismo ID ÚNICO del producto que quieres actualizar
  2. Completa los campos que quieres actualizar
  3. Deja vacíos los campos que no quieres cambiar

Nota: Si no especificas un valor de Stock, el inventario existente se mantendrá sin cambios.

IDs Temporales​

Puedes usar IDs temporales personalizados para productos nuevos. Esto es útil cuando estás creando productos VARIABLE y sus VARIACIONES en la misma importación.

Ejemplo:

Fila 1:
ID ÚNICO: temp-camiseta-padre
TIPO: VARIABLE
Nombre: Camiseta Estilo A

Fila 2:
ID ÚNICO: VAR-001
ID PADRE: temp-camiseta-padre
TIPO: VARIACION

El sistema automáticamente convertirá temp-camiseta-padre al UUID real y las variaciones podrán referenciarlo correctamente.

Proceso de Importación​

  1. Prepara tu archivo Excel con el formato correcto
  2. Accede a la opción de importación de productos
  3. Selecciona tu archivo Excel
  4. Haz clic en "Importar"
  5. El sistema procesará tu archivo y te mostrará un resumen con:
    • Total de filas procesadas
    • Productos creados exitosamente
    • Productos actualizados exitosamente
    • Errores (si los hay)

Resultado de la Importación:

El sistema te devolverá un resumen con:

  • Lista de productos creados (con sus UUIDs)
  • Lista de productos actualizados
  • Lista de errores (con el número de fila y el motivo del error)

📥 Importar Clientes​

Preparar el Archivo Excel​

1. Encabezados Requeridos​

La primera fila de tu Excel debe contener estos encabezados (en este orden):

UUIDNombreDNICompanyVATPhoneEmailCountryAddress

Nota: Si tienes campos personalizados configurados, también aparecerán columnas adicionales con el formato extra[nombre_campo].

2. Campos Obligatorios​

Para crear un cliente, necesitas una de estas combinaciones:

  • Opción 1: Nombre + DNI (para personas físicas)
  • Opción 2: Company + VAT (para empresas)

Además, el campo Country es obligatorio (código de país de 2 letras, ejemplo: US, MX, ES).

3. Campos Opcionales​

  • UUID: Si proporcionas un UUID existente, el cliente se actualizará en lugar de crearse
  • Phone: Teléfono del cliente
  • Email: Correo electrónico
  • Address: Dirección completa

Actualizar Clientes Existentes​

El sistema busca clientes existentes por:

  1. UUID (si se proporciona)
  2. DNI (si no se encuentra por UUID)
  3. VAT (si no se encuentra por DNI)
  4. Email (si no se encuentra por VAT)

Si encuentra un cliente existente, lo actualizará. Si no lo encuentra, creará uno nuevo.

Campos Personalizados​

Si tienes campos personalizados configurados en tu sistema, puedes incluirlos en la importación usando el formato:

Encabezado: extra[nombre_campo]

Ejemplo:

Si tienes un campo personalizado llamado fecha_nacimiento, la columna se llamará:

extra[fecha_nacimiento]

Valores para campos booleanos:

  • yes o true para verdadero
  • no o false para falso

Proceso de Importación​

  1. Prepara tu archivo Excel con el formato correcto
  2. Accede a la opción de importación de clientes
  3. Selecciona tu archivo Excel
  4. Haz clic en "Importar"
  5. El sistema procesará tu archivo y te devolverá un archivo Excel con los resultados

Resultado de la Importación:

El sistema te devolverá un archivo Excel con:

  • Las mismas filas que importaste
  • Una columna Status que indica: Éxito o Error
  • Una columna Detail con detalles del resultado o el mensaje de error
  • El UUID actualizado para cada cliente (si se creó o actualizó correctamente)

📝 Formatos Especiales​

Separadores​

  • Punto y coma (;): Se usa para separar múltiples valores en el mismo campo (ejemplo: SKUs, valores de atributos)
  • Pipe (|): Se usa para separar grupos diferentes (ejemplo: múltiples categorías, grupos de atributos, items de combo)
  • Dos puntos (:): Se usa para separar etiquetas de valores (ejemplo: grupos de atributos, items de combo con cantidad)
  • Mayor que (>): Se usa para jerarquías (ejemplo: categorías padre > hijo)

Ejemplos Completos​

Producto Simple Completo​

ID ÚNICO: PROD-001
TIPO: SIMPLE
Nombre: Laptop HP 15
SKU_LIST: LAP-HP15-001
Descripción: Laptop HP 15 pulgadas, 8GB RAM, 256GB SSD
ES_SERVICIO: N
ES_VIRTUAL: N
Stock: 10
UNIDAD_MEDIDA: unidad
Categorías: Electrónica > Computadoras
Moneda: USD
PRECIO_BASE: 599.99
PRECIO_MAYORISTA: 550.00
PRECIO_VENTA: 649.99
TIPO_PRECIO: UNIT
PORCENTAJE_IMPUESTO: 16.00
Peso: 2.5
Ancho: 38
Alto: 25
Profundidad: 2.5
Activo: S

Producto Variable con Variaciones​

Fila 1 - Producto Padre:

ID ÚNICO: CAM-001
TIPO: VARIABLE
Nombre: Camiseta Premium
Categorías: Ropa > Camisetas
Atributos: Color: Rojo;Azul;Verde|Talla: S;M;L;XL
Moneda: USD
PRECIO_BASE: 29.99
Activo: S

Fila 2 - Variación 1:

ID ÚNICO: VAR-001
ID PADRE: CAM-001
TIPO: VARIACION
SKU_LIST: CAM-001-RED-M
Atributos: Color: Rojo|Talla: M
PRECIO_BASE: 29.99
Stock: 15

Fila 3 - Variación 2:

ID ÚNICO: VAR-002
ID PADRE: CAM-001
TIPO: VARIACION
SKU_LIST: CAM-001-BLUE-L
Atributos: Color: Azul|Talla: L
PRECIO_BASE: 29.99
Stock: 20

Producto Combo​

ID ÚNICO: COMBO-001
TIPO: COMBO
Nombre: Combo Desayuno Completo
Descripción: Incluye café, pan y mermelada
Categorías: Combos > Desayunos
Moneda: USD
PRECIO_BASE: 12.99
ITEMS_COMBO: CAFE-001:1|PAN-001:2|MERM-001:1
Activo: S

Nota: En ITEMS_COMBO, cada item tiene el formato SKU:cantidad. Los items están separados por |.

⚠️ Límites y Restricciones​

Límites de Importación​

Productos​

  • Plan Demo (sin plan de pago): Máximo 10 productos por importación
  • Plan de Pago: Máximo 500 productos por importación

Clientes​

No hay límite específico para la importación de clientes, pero se recomienda importar en lotes de 1000 clientes o menos para un mejor rendimiento.

Restricciones​

  1. Formato de Archivo: Solo se aceptan archivos .xlsx (Excel 2007 o superior)
  2. Encabezados: Los encabezados deben estar exactamente como se especifica. No se permiten variaciones en mayúsculas/minúsculas o espacios adicionales.
  3. Orden de Columnas: Las columnas deben estar en el orden especificado
  4. Fila de Encabezados: La primera fila siempre debe contener los encabezados
  5. Filas Vacías: Las filas completamente vacías se ignoran automáticamente

Validaciones​

El sistema valida automáticamente:

  • Productos:

    • Que el tipo de producto sea válido (SIMPLE, VARIABLE, VARIACION, COMBO)
    • Que las variaciones tengan un ID PADRE válido
    • Que los formatos numéricos sean correctos (precios, stock, dimensiones)
    • Que las monedas existan en el sistema
    • Que los SKUs no estén duplicados (si aplica)

  • Clientes:

    • Que se proporcione Nombre+DNI o Company+VAT
    • Que el código de país sea válido (2 letras)
    • Que los DNI y VAT no estén duplicados (si se configuró así)

🔧 Solución de Problemas​

Errores Comunes​

"Error: Encabezados inválidos"​

Causa: Los encabezados no coinciden exactamente con los requeridos.

Solución:

  1. Verifica que la primera fila contenga los encabezados exactos
  2. Asegúrate de que no haya espacios adicionales antes o después de los nombres
  3. Verifica que el orden de las columnas sea correcto
  4. Usa el archivo exportado como plantilla para asegurar el formato correcto

"Error: Tipo de producto inválido"​

Causa: El valor en la columna TIPO no es uno de los valores permitidos.

Solución:

  • Usa exactamente: SIMPLE, VARIABLE, VARIACION, o COMBO
  • Verifica que no haya espacios adicionales
  • Verifica que esté en mayúsculas

"Error: VARIACION requiere ID PADRE"​

Causa: Creaste una variación sin especificar el producto padre.

Solución:

  • Asegúrate de que la columna ID PADRE contenga el ID ÚNICO del producto VARIABLE padre
  • Si el producto padre está en la misma importación, puedes usar un ID temporal

"Error: Formato numérico inválido"​

Causa: Un campo numérico (precio, stock, etc.) contiene texto o un formato incorrecto.

Solución:

  • Usa números decimales con punto (ejemplo: 25.50, no 25,50)
  • No incluyas símbolos de moneda en los campos de precio
  • Deja vacíos los campos numéricos que no quieras usar

"Error: Moneda no encontrada"​

Causa: El código de moneda no existe en el sistema.

Solución:

  • Usa códigos ISO de 3 letras (ejemplo: USD, EUR, MXN)
  • Verifica que el código esté en mayúsculas

"Error: Cliente requiere Nombre+DNI o Company+VAT"​

Causa: No proporcionaste la información mínima requerida para crear un cliente.

Solución:

  • Para personas físicas: proporciona Nombre y DNI
  • Para empresas: proporciona Company y VAT
  • Al menos uno de estos pares es obligatorio

"Error: Código de país inválido"​

Causa: El código de país no tiene 2 letras o no es válido.

Solución:

  • Usa códigos ISO de 2 letras (ejemplo: US, MX, ES, AR)
  • Verifica que esté en mayúsculas

Consejos para Evitar Errores​

  1. Usa el archivo exportado como plantilla: Es la forma más segura de asegurar el formato correcto
  2. Valida tus datos antes de importar: Revisa que los valores numéricos sean correctos y que los formatos especiales (categorías, atributos) estén bien escritos
  3. Importa en lotes pequeños primero: Prueba con 5-10 registros antes de importar cientos
  4. Revisa los resultados: Siempre revisa el resumen de importación para identificar errores
  5. Mantén una copia de seguridad: Guarda una copia de tu archivo original antes de importar

Obtener Ayuda​

Si encuentras errores que no puedes resolver:

  1. Revisa el mensaje de error específico en el resumen de importación
  2. Verifica que tu archivo siga exactamente el formato descrito en esta guía
  3. Prueba con un archivo más pequeño para aislar el problema
  4. Contacta al soporte técnico proporcionando:
    • El mensaje de error completo
    • Una muestra de las filas que causan el error (sin datos sensibles)
    • El número de fila donde ocurre el error

📌 Resumen Rápido​

Checklist para Importar Productos​

  • Archivo en formato .xlsx
  • Primera fila con encabezados exactos
  • Columna TIPO con valores válidos (SIMPLE, VARIABLE, VARIACION, COMBO)
  • Columna Nombre completada (excepto para VARIACION)
  • Variaciones con ID PADRE correcto
  • Precios en formato numérico (ejemplo: 25.50)
  • Códigos de moneda válidos (ejemplo: USD)
  • Stock en formato numérico (si aplica)

Checklist para Importar Clientes​

  • Archivo en formato .xlsx
  • Primera fila con encabezados exactos
  • Nombre+DNI o Company+VAT completados
  • Código de país de 2 letras (ejemplo: US)
  • UUID correcto si quieres actualizar un cliente existente