Escaneo de facturas con IA
Índice
Introducción
En lugar de copiar a mano los datos de una factura que recibiste, la fotografías o subes la imagen y el sistema la interpreta: proveedor, renglones, cantidades, precios, descuentos, bases imponibles, impuestos y totales quedan cargados en el formulario de factura de compra para que los revises.
Funciona con facturas impresas, tickets de máquina fiscal, facturas digitales, formatos pre-impresos llenados a mano y fotos tomadas con el teléfono.
Los dos motores de IA
Al escanear eliges con qué motor procesar el documento:
| Motor | Qué necesitas | Quién te cobra |
|---|---|---|
| IA de Cachicamo | Nada: está listo para usar | Se cobra por documento junto a tu suscripción, en tu próximo pago |
| Gemini (tu propia clave) | Configurar tu API Key de Google | Google, directamente en tu cuenta. No genera cargos en tu suscripción |
La IA de Cachicamo requiere un plan activo, porque el consumo se cobra junto a la suscripción. Si no tienes una clave de Gemini configurada, el sistema te ofrece usar la IA de Cachicamo y pagar solo por lo que proceses.
Cómo escanear una factura
- Ve a crear una nueva factura de compra (documento de proveedor).
- Haz clic en Escanear factura.
- Elige cómo capturar la imagen:
- Subir imagen: seleccionas un archivo desde tu dispositivo.
- Tomar foto: usas la cámara, práctico desde el teléfono para fotografiar una factura física.
- Elige el motor de IA.
- Revisa el costo estimado que aparece en pantalla.
- Haz clic en Procesar factura.
- El análisis se encola. Puedes cerrar la ventana: continúa procesándose y lo encuentras después en el historial.
- Cuando termina, verás la vista previa con los datos extraídos.
- Revisa los datos con cuidado y confirma para cargarlos en el formulario.
No hace falta reducir ni recomprimir la foto antes de subirla: el sistema la ajusta solo al tamaño con el que la IA lee mejor.
El costo estimado
Antes de procesar, el sistema calcula cuánto costaría ese documento y te lo muestra como un rango, junto con los tokens que consumiría. Calcular la estimación no tiene costo.
Es un rango y no un precio fijo porque el costo depende de cuántos renglones tenga la factura: una factura de un solo producto consume mucho menos que una de veinte. Se cobra el consumo real, que puede quedar por encima o por debajo de lo estimado.
Si la estimación no se puede calcular, igual puedes procesar el documento y ver el costo real después, en el historial.
Qué extrae de la factura
- Del proveedor y del cliente: nombre o razón social, RIF o cédula, dirección, teléfono y correo cuando aparecen impresos.
- Del documento: tipo (factura, nota de crédito o nota de débito), número, número de control, fecha, serial de la máquina fiscal y, en las notas, el documento que afectan.
- De cada renglón: descripción, cantidad, precio unitario, descuentos y recargos de línea, y total.
- De los totales: subtotal, descuento global, bases imponibles con su alícuota, impuestos, IGTF y total.
Avisos y nivel de confianza
Junto a los datos extraídos verás:
- El nivel de confianza del análisis: alta, media o baja.
- Los avisos: frases que indican qué no se pudo leer con certeza, por ejemplo "El encabezado del documento quedo parcialmente fuera de la foto" o "El RIF del proveedor no se lee".
La IA además comprueba el dígito verificador del RIF, de modo que un dígito mal leído se detecta en vez de terminar creando un proveedor duplicado.
Un aviso no significa que el documento esté mal cargado: señala exactamente dónde conviene que mires con más atención antes de confirmar.
Historial de análisis con IA
En Configuración → Integraciones → Análisis con IA encuentras todos los documentos que has procesado, con su estado, el motor usado, los tokens consumidos y el costo de cada uno.
El historial sirve para dos cosas más:
- Retomar un análisis que quedó en cola o que se estaba procesando cuando cerraste la ventana.
- Reutilizar un análisis ya terminado y aplicarlo a una factura sin volver a pagarlo.
Configurar tu propia clave de Gemini
Solo hace falta si prefieres que Google te facture a ti en lugar de pagar el escaneo junto a tu suscripción.
- Obtén un API Key de Google Gemini en Google AI Studio.
- Ve a Integraciones en el menú principal del dashboard.
- En la tarjeta de Servicio de IA Gemini, haz clic en Configurar API Key.
- Ingresa tu API Key y haz clic en Guardar.
Una vez configurado verás un indicador verde y el modelo seleccionado. Al escanear puedes elegir el modelo de Google que prefieras:
| Modelo | Descripción | Recomendación |
|---|---|---|
| Gemini 2.5 Flash Lite | Rápido y económico | Por defecto, ideal para la mayoría de facturas |
| Gemini 2.5 Flash | Balance entre velocidad y precisión | Para facturas con más detalle |
| Gemini 2.5 Pro | Máxima precisión | Para facturas complejas (mayor costo en tu cuenta de Google) |
| Gemini 2.0 Flash Lite | Versión anterior | Disponible como alternativa |
Notas importantes
- Siempre revisa los datos extraídos antes de confirmar. La inteligencia artificial puede cometer errores, sobre todo con facturas borrosas, manuscritas o de formatos poco comunes.
- Tú eres responsable de verificar que lo cargado coincida con la factura original antes de guardar el documento.
- La IA es sólida leyendo totales, bases e impuestos, y más frágil transcribiendo texto pequeño o escrito a mano: los renglones son la parte que más conviene repasar.
- El API Key de Google Gemini es personal. Consulta los términos de Google AI para conocer sus límites y condiciones.