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Solicitudes Externas (pedidos de sistemas externos)

Qué es​

Las Solicitudes Externas son los pedidos que llegan desde tus sistemas externos de venta. Cada vez que se registra un pedido en el sistema conectado —una tienda web, un marketplace u otra plataforma—, ese sistema se lo avisa a Cachicamo y el pedido queda en una lista de pendientes por facturar.

Desde esa lista, con un clic, conviertes el pedido en una factura: Cachicamo busca al cliente, arma los renglones con tus productos, agrega el envío y te lleva a la pantalla de facturación con todo precargado para que revises y emitas.

La pantalla está en el menú Ventas → Solicitudes Externas, o directamente en https://dashboard.cachicamo.app/store/external-invoice-requests.

info

Un pedido nunca se factura solo. Siempre pasa por tu revisión: tú decides cuándo y cómo se emite el documento fiscal.

Plataformas soportadas​

PlataformaCómo se conecta
WooCommercePegando una URL en tu tienda
ShopifyPegando una URL en tu tienda
MercadoLibreVinculando tu cuenta desde Integraciones
Cashea MarketplaceCargando tu clave de API desde Integraciones

Todas comparten la misma pantalla y el mismo flujo de facturación: lo único que cambia es cómo se conecta cada sistema. Los pedidos de todas conviven en la misma lista, identificados en la columna Proveedor.

Quién puede conectar

El panel de conexión solo lo ve el dueño de la cuenta. Tus empleados entran a la misma pantalla y ven los pedidos que van llegando, pero no la configuración.

Conectar WooCommerce​

Configuración de una sola vez por tienda.

1. Copia la URL del webhook​

Entra a Ventas → Solicitudes Externas y abre el panel ¿Cómo conectar tu sistema externo? que aparece arriba y elige WooCommerce en el selector. Ahí verás la dirección exclusiva de tu tienda, con este formato:

https://api.cachicamo.app/webhooks/woocommerce/TU-UUID-DE-TIENDA

Usa el botón de copiar. Esa dirección es específica de la tienda o almacén que tengas seleccionado: si vendes en línea desde otro almacén, cambia de tienda en el selector superior y copia la URL correspondiente.

2. Registra el webhook en WooCommerce​

En el panel de WordPress de tu tienda:

  1. Ve a WooCommerce → Ajustes → Avanzado → Webhooks.
  2. Pulsa Añadir webhook.
  3. Complétalo así:
    • Nombre: Cachicamo — Pedidos
    • Estado: Activo
    • Tema (Topic): Pedido creado (Order created)
    • URL de entrega: la URL que copiaste en el paso anterior
    • Secreto: déjalo vacío
    • Versión de la API: WP REST API v3
  4. Guarda.

Se recomienda crear un segundo webhook idéntico con el tema Pedido actualizado (Order updated), para que los cambios que hagas en el pedido (dirección, productos, estado) se reflejen en Cachicamo antes de facturar.

3. Prepara tu catálogo (recomendado)​

Para que los renglones de la factura salgan con tus productos reales —y descuenten inventario— el pedido debe poder emparejarse con tu catálogo de Cachicamo. Cachicamo intenta el emparejamiento en este orden:

  1. Por el SKU del producto en WooCommerce, comparado con el código del producto en Cachicamo.
  2. Si el producto no tiene SKU, por el identificador WC- seguido del ID del producto o de la variación en WooCommerce. Por ejemplo, la variación 1523 se busca como el código WC-1523.

Lo más simple es usar en ambos sistemas el mismo SKU. Lo que no se logre emparejar entra igual en la factura, pero como renglón manual (con el nombre y el precio que traía el pedido) y sin mover inventario.

Conectar Shopify​

Configuración de una sola vez por tienda. No hace falta instalar ninguna aplicación.

1. Copia la URL​

Entra a Ventas → Solicitudes Externas, abre el panel ¿Cómo conectar tu sistema externo? y elige Shopify en el selector. Copia la dirección que aparece, con este formato:

https://api.cachicamo.app/webhooks/shopify/TU-UUID-DE-TIENDA

Esa dirección es específica de la tienda o almacén que tengas seleccionado arriba.

2. Crea los webhooks en Shopify​

En el panel de tu tienda ve a Configuración → Notificaciones → Webhooks y pulsa Crear webhook. Repite el proceso una vez por cada evento de esta lista, siempre con la misma URL y en formato JSON:

EventoPara qué sirve
Creación de pedidoEl pedido aparece en tu lista apenas se hace
Pago de pedidoMarca el pedido como cobrado
Actualización de pedidoRefleja cualquier otro cambio, incluidos los reembolsos
Cancelación de pedidoEvita que factures algo que se anuló
Por qué hacen falta todos

Shopify manda un evento distinto por cada cosa que le pasa a un pedido, y cada webhook escucha un solo evento. Si registras únicamente la creación, el pedido se queda congelado con el estado que tenía al entrar: aunque después el cliente pague, en Cachicamo seguirá apareciendo como no pagado.

Si solo vas a crear uno, que sea Pago de pedido: así en la lista verás únicamente lo que ya está cobrado.

3. El documento del cliente​

Shopify no trae un campo propio para la cédula o el RIF. Si tu tienda lo pide en el checkout (con un campo adicional o una aplicación de terceros), Cachicamo lo detecta automáticamente entre los datos del pedido buscando los nombres habituales: RIF, cédula, documento, CUIT, NIT, RUT, RFC o DNI.

Si no lo pides, no pasa nada: el cliente se busca por su correo electrónico y, si tampoco aparece, se abre el formulario de nuevo cliente con lo que sí llegó (nombre, correo, teléfono y dirección) para que completes el documento a mano.

4. Prepara tu catálogo (recomendado)​

Usa el mismo SKU en Shopify y en Cachicamo. Si el producto no tiene SKU, nombra el código en Cachicamo como SHOP- seguido del ID de la variante o del producto en Shopify.

Conectar MercadoLibre​

1. Vincula tu cuenta​

Ve a Configuración → Integraciones, busca la tarjeta de MercadoLibre y pulsa Conectar. Te lleva a MercadoLibre para que autorices a Cachicamo y vuelves solo.

Entra con la cuenta principal

La autorización tiene que hacerla el titular de la cuenta de MercadoLibre. Si entras con un usuario colaborador, MercadoLibre rechaza la vinculación.

2. Elige la sucursal​

Con la cuenta ya conectada, pulsa el botón de configuración de la tarjeta y elige a qué tienda o almacén entran los pedidos de MercadoLibre. Sin esto los pedidos no se descargan.

3. Listo​

No hay nada más que configurar: tus ventas empiezan a aparecer en la lista de solicitudes externas.

Si se cae la conexión

MercadoLibre puede cortar el permiso por su cuenta: si cambias tu contraseña, si revocas la aplicación desde tu panel, o si pasa mucho tiempo sin usarse. Cuando ocurre, verás un aviso rojo en todas las pantallas de Cachicamo con un enlace para volver a conectar. Mientras el aviso esté ahí, los pedidos nuevos no se están descargando.

Qué trae y qué no​

  • El precio de MercadoLibre siempre incluye el impuesto: Cachicamo lo desglosa con el impuesto general de tu tienda al armar la factura.
  • La comisión que te cobra MercadoLibre no entra en la factura: es un gasto tuyo, no algo que le cobras al comprador.
  • Los productos se emparejan por el SKU que tengas cargado en la publicación o, si no lo tienes, por el código de la publicación (MLV…, MLA…).
  • MercadoLibre no entrega los datos del comprador: ni nombre, ni cédula o RIF, ni correo. El pedido te lleva directo a la pantalla de facturación y ahí eliges el cliente, o lo creas si es nuevo.
  • Una compra de varios productos en un mismo carrito puede llegar como varios pedidos separados, tal como los numera MercadoLibre.

Conectar Cashea Marketplace​

1. Pide tu clave de API a Cashea​

La conexión usa una clave de API que emite Cashea para tu comercio. Si no la tienes, solicítala a tu contacto comercial en Cashea. Necesitas dos datos: el nombre de tu comercio tal como está registrado en Cashea y esa clave.

2. Cárgala en Cachicamo​

Ve a Configuración → Integraciones, busca la tarjeta de Cashea Marketplace y pulsa el botón de configuración. Completa:

  • Nombre del comercio: el mismo que tienes registrado en Cashea.
  • Clave de API: la que te entregaron.
  • Sucursal: a qué tienda o almacén entran los pedidos.

Al guardar, Cachicamo comprueba la clave contra Cashea. Si Cashea la rechaza, no se guarda nada y verás en pantalla el motivo que devolvió: revisa que el nombre del comercio esté escrito igual y que la clave sea la vigente.

Escribe el nombre del comercio tal cual

El nombre del comercio es parte de la credencial, no una etiqueta para ti. Si no coincide con el registrado en Cashea, la clave se rechaza aunque sea correcta.

3. Listo​

Tus pedidos del marketplace empiezan a aparecer en la lista de solicitudes externas.

Si la clave deja de funcionar

Si Cashea empieza a rechazar tu clave —porque la rotaron, la revocaron o cambió el comercio—, verás un aviso rojo en todas las pantallas de Cachicamo. Mientras el aviso esté ahí, los pedidos nuevos no se están descargando: entra a la tarjeta de integración y carga la clave nueva.

Qué trae y qué no​

  • Solo entran los pedidos del marketplace. Las ventas que hagas por el punto de venta de Cashea no traen detalle de productos, así que no hay nada que facturar desde aquí.
  • Cashea publica dos estados por pedido: el de pago y el de entrega. Los verás ambos en la lista, uno debajo del otro, y decides tú si el pedido está listo para facturar. Por eso los pedidos de Cashea no muestran el aviso de pedido sin pagar.
  • Los productos se emparejan por el identificador que tengas cargado en tu publicación de Cashea, comparado con el código del producto en Cachicamo.
  • El nombre y el documento del comprador vienen en el pedido, así que el cliente se busca o se crea con esos datos.

Uso diario​

Esta sección aplica por igual a cualquier plataforma conectada.

La lista de solicitudes​

Cada fila es un pedido recibido. Las columnas son:

ColumnaQué significa
Referencia ExternaEl número de pedido en la plataforma de origen
ProveedorDe dónde vino el pedido: WooCommerce, Shopify, MercadoLibre o Cashea Marketplace
Estado del ProveedorEl estado del pedido en la plataforma de origen: en espera, pagado, procesando, completado, cancelado, reembolsado… En Cashea son dos: el de pago y, debajo, el de entrega
EstadoEl estado en Cachicamo: Pendiente, Facturado o Cancelado
FacturaEnlace al documento emitido, si ya se facturó
Fecha de creaciónCuándo llegó el pedido

Arriba tienes filtros por proveedor, por estado y un buscador por número de pedido.

tip

El Estado del Proveedor y el Estado son independientes. Un pedido puede estar "completado" en tu sistema externo y seguir "Pendiente" en Cachicamo: eso solo significa que todavía no le has emitido la factura.

Facturar un pedido​

En la columna de acciones cada pedido pendiente tiene dos botones:

BotónPara qué
🧾 Crear facturaArma la factura con los datos del pedido
🔗 Asignar facturaEnlaza una factura que ya emitiste por otro camino

Con Crear factura:

  1. Pulsa el botón en la fila del pedido.
  2. Cachicamo busca al cliente entre los tuyos, en este orden: por la cédula o RIF del pedido, luego por el correo electrónico y, si tampoco, por el nombre.
    • Si lo encuentra, pasa directo a la pantalla de facturación con el cliente asignado.
    • Si no lo encuentra, se abre el formulario de nuevo cliente con los datos del pedido precargados (nombre, documento, teléfono, correo y dirección). Revísalos, corrige lo que haga falta y guarda: el cliente queda creado y la facturación continúa.
    • En MercadoLibre no hay búsqueda: como el pedido no trae datos del comprador, vas directo a la pantalla de facturación y eliges ahí el cliente.
  3. Llegas a la pantalla de facturación con los renglones ya cargados: los productos del pedido, el envío como un renglón aparte, y los impuestos según la configuración de tu tienda.
  4. Revisa precios, impuestos y forma de pago, y emite la factura como cualquier otra.

Al emitirla, el pedido pasa a Facturado y queda enlazado al documento: desde la lista puedes abrir la factura con el enlace de la columna correspondiente.

Aviso de pedido sin pagar

Si la plataforma todavía no da el pedido por cobrado, Cachicamo te pregunta antes de continuar. Puedes seguir igual —hay ventas que se facturan antes de cobrar, como el pago contra entrega—, pero el aviso está para que no emitas un documento fiscal por algo que quizá no se concrete.

Asignar una factura ya emitida​

A veces el pedido se factura por fuera: desde el punto de venta, desde la pantalla normal de facturación o antes de conectar la plataforma. En esos casos el pedido se queda en Pendiente aunque el documento ya exista.

Pulsa Asignar factura, busca la factura por su número y confírmala: el pedido queda marcado como facturado y enlazado a ese documento, igual que si lo hubieras hecho por el camino guiado.

Una misma factura puede amparar varios pedidos: si el marketplace partió una compra en varias órdenes y las cobraste juntas, asigna la misma factura a todas. Cada pedido queda enlazado a ese documento.

Revisa siempre antes de emitir

Los precios y los impuestos vienen de la plataforma de origen y de la configuración de tu tienda. Los renglones que no se emparejaron con tu catálogo entran como productos manuales. Verifica el total contra el pedido original antes de emitir el documento fiscal.

Casos particulares​

  • Envío: si el pedido trae costo de envío, se agrega como un renglón adicional llamado Envío, con el impuesto por defecto de tu tienda.
  • Pedidos con cupón de Cashea: cuando el pedido trae un cupón cuyo código empieza por cashea_, Cachicamo factura al precio original de la lista (sin el descuento del cupón), porque ese descuento lo asume la pasarela y no la venta.
  • Pedido ya facturado: si pulsas Crear Factura sobre un pedido que ya tiene documento, Cachicamo te lleva a la factura existente. No se factura dos veces.
  • Pedido modificado en el sistema externo: mientras esté pendiente, cada actualización que envíe el sistema refresca los datos del pedido en Cachicamo. Una vez facturado, el documento emitido ya no se toca, pero la columna Estado del Proveedor sigue actualizándose: si el cliente pide un reembolso o el pedido se cancela después de facturado, lo verás ahí y sabrás que te toca emitir una nota de crédito.
  • Pedido borrado en Shopify: si el pedido todavía estaba pendiente, pasa a Cancelado y desaparece de tus pendientes. Si ya lo habías facturado, no se toca nada: el documento fiscal existe igual.

Problemas frecuentes​

No llega ningún pedido a la lista. En WooCommerce, revisa en Ajustes → Avanzado → Webhooks que el webhook esté Activo y que la URL de entrega sea exactamente la de la pantalla, incluido el UUID al final. WooCommerce guarda un registro de entregas por webhook: ahí ves si el envío salió y qué respondió Cachicamo. Verifica también que estés mirando la lista con la misma tienda seleccionada que la del UUID.

Llegan pedidos, pero de otra sucursal. Cada tienda o almacén tiene su propia URL. Si registraste la URL de otro almacén, los pedidos aparecen bajo ese almacén. Corrige la URL en el sistema externo. En MercadoLibre no es la URL sino la sucursal que elegiste en la tarjeta de integración: cámbiala desde Configuración → Integraciones.

En Shopify el pedido entró, pero el estado no cambia cuando el cliente paga. Te falta el webhook de Pago de pedido, o el de Actualización de pedido. Cada evento se registra por separado en Shopify: con solo el de creación, el pedido se queda con el estado que tenía al entrar. Vuelve a Configuración → Notificaciones → Webhooks y crea los que falten con la misma URL.

No llegan pedidos de MercadoLibre. Revisa dos cosas: que no tengas el aviso rojo de reconexión en pantalla (si está, vuelve a vincular la cuenta) y que hayas elegido la sucursal en la tarjeta de integración.

No llegan pedidos de Cashea Marketplace. Si tienes el aviso rojo de clave rechazada, carga la clave nueva en la tarjeta de integración. Si no lo tienes, revisa que la venta sea del marketplace: las del punto de venta de Cashea no traen productos y no entran a esta lista.

Un pedido viejo de MercadoLibre o de Cashea nunca apareció. Solo entran los pedidos recientes: los anteriores a la fecha en que conectaste la cuenta no se descargan. Para esos usa Asignar factura si ya los facturaste, o factúralos desde la pantalla normal de ventas.

Los renglones salen como productos manuales. Los SKU del sistema externo no coinciden con los códigos de tus productos en Cachicamo. Iguala el SKU en ambos sistemas, o nombra el código en Cachicamo como WC- más el ID del producto o de la variación en WooCommerce.

El cliente sale repetido. La búsqueda usa la cédula o RIF del pedido y, en su defecto, el nombre. Si en el sistema externo el cliente escribió su documento con otro formato, no se empareja. Unifica el dato en la ficha del cliente para que los próximos pedidos lo encuentren.

Preguntas frecuentes​

¿Se factura solo, sin que yo intervenga? No. Los pedidos quedan en espera hasta que tú pulses Crear Factura y emitas el documento.

¿Puedo ignorar un pedido? Sí: simplemente no lo factures. Se queda en Pendiente y puedes filtrarlo fuera de la vista.

¿Se descuenta el inventario? Sí, cuando el renglón quedó emparejado con un producto de tu catálogo, igual que en cualquier factura. Los renglones manuales no mueven inventario.

¿Puedo conectar varias plataformas a la vez? Sí. Los pedidos de cada canal conviven en la misma lista y se distinguen por la columna Proveedor, que además sirve de filtro.

¿Cachicamo le manda la factura a la tienda o al marketplace? No. La factura se emite y se queda en Cachicamo; al pedido externo solo se le marca que ya fue facturado. Si necesitas que el comprador reciba el documento, envíaselo por los medios de siempre.

¿Mis empleados pueden facturar estos pedidos? Sí, con el permiso de facturación que ya tengan. Lo que no ven es el panel de conexión: configurar las plataformas es cosa del dueño de la cuenta.