Importar/Exportar clientes y proveedores desde Excel
Cuando tienes muchos clientes o proveedores que registrar de una vez, cargar un archivo Excel es más rápido que crearlos uno por uno. Puedes exportar tu directorio completo como punto de partida, editarlo y volver a subirlo: el sistema reconoce a cada contacto que ya existe y lo actualiza en lugar de duplicarlo.
Cómo llegar
- En el menú de navegación lateral, entra a Clientes & Proveedores.
- En la barra superior de la tabla están los botones Exportar e Importar.
Exportar clientes
Pulsa Exportar para descargar un archivo Excel con todos tus clientes y proveedores registrados: datos de contacto completos y los campos personalizados que tengas configurados.
Usa este archivo como plantilla: copia una fila, modifícala y súbela con Importar para crear el contacto nuevo, o edita directamente los datos de un contacto existente y vuelve a importarlo para actualizarlo.
Preparar el archivo Excel
Encabezados requeridos
La primera fila debe tener estos encabezados, en este orden:
| UUID | Nombre | DNI | Company | VAT | Phone | Country | Address |
|---|
Si tienes campos personalizados configurados, aparecen columnas adicionales al final con el formato extra[nombre_campo].
Deben coincidir exactamente con los nombres de arriba, en el mismo orden, sin variaciones de mayúsculas ni espacios de más. Usa el archivo exportado como plantilla para no equivocarte.
Campos obligatorios
Para crear un cliente hace falta una de estas dos combinaciones:
- Nombre + DNI, para personas naturales.
- Company + VAT, para empresas.
Además, Country es siempre obligatorio: el código de país de 2 letras (ejemplo: US, MX, VE).
Campos opcionales
- UUID: si lo indicas y corresponde a un cliente existente, ese cliente se actualiza en lugar de crearse uno nuevo.
- Phone: teléfono de contacto.
- Email: correo electrónico. También sirve para localizar al cliente si no diste UUID, DNI ni VAT.
- Address: dirección completa.
Actualizar clientes existentes
El sistema busca un cliente existente en este orden: primero por UUID, luego por DNI, luego por VAT y por último por Email. Si lo encuentra, lo actualiza; si no lo encuentra por ninguno de esos datos, crea uno nuevo.
Campos personalizados
Si tienes campos personalizados configurados, inclúyelos con el encabezado extra[nombre_campo]. Por ejemplo, un campo llamado fecha_nacimiento se importa con la columna extra[fecha_nacimiento].
Para los campos personalizados de tipo casilla de verificación, escribe yes o true para verdadero, y no o false para falso.
Proceso de importación
- Prepara tu archivo Excel con el formato correcto.
- En Clientes & Proveedores, pulsa Importar.
- Selecciona tu archivo.
- El sistema procesa el archivo y te devuelve un archivo Excel con los resultados.
El archivo de resultados trae las mismas filas que importaste, más una columna Status (Éxito o Error), una columna Detail con el detalle del resultado o del error, y el UUID de cada cliente creado o actualizado.
Para un mejor rendimiento, conviene importar en lotes de alrededor de 1000 clientes. Un archivo con muchísimas más filas puede tardar en procesarse o ser rechazado.
Solución de problemas
"Cliente requiere Nombre+DNI o Company+VAT" No se dio la información mínima para crear el cliente. Para personas naturales, indica Nombre y DNI; para empresas, Company y VAT.
"Código de país inválido"
El código de Country no tiene 2 letras o no es válido. Usa códigos ISO de 2 letras en mayúsculas (US, MX, VE, AR).
"Encabezados inválidos" Los encabezados no coinciden exactamente con los requeridos. Verifica que la primera fila tenga los encabezados exactos, sin espacios de más, en el orden correcto. Usa el archivo exportado como plantilla.
Consejos generales:
- Usa el archivo exportado como plantilla: es la forma más segura de mantener el formato correcto.
- Prueba primero con un archivo pequeño antes de importar cientos de contactos.
- Revisa siempre la columna Status del archivo de resultados para detectar errores.
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